Führung Sekretariat 100% (m)

Wir suchen einen talentierten kaufmännischen Tausendsassa...der mit viel Freude und Engagement diese verschiedenen sehr interessanten Tätigkeiten erledigen möchte und viel Selbstständigkeit aufweist.

Ihre Herausforderung

• Selbständige Führung des Abteilungssekretariats sowie erste Ansprechperson für telefonische Anfragen
• Unterstützung des Geschäftsführers auch in privaten Belangen (Korrespondenz, Bestellungen etc.)
• Verarbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz und Rechnungen. Rechnungskontrolle, Zahlungswesen und Führung des Ablagesystems.
• Selbständige Verwaltung von verschiedenen Liegenschaften mit den zusammenhängenden Arbeiten wie: Verwalten von Mietobjekten (Abnahmen, Übergaben, Renovationsaufträge, Ersatzbeschaffungen, Inserate Verwaltung, Besichtigungen organisieren, Verwaltung Mietinteressenten, Korrespondenz mit Mieter, Gestaltung Mietzins mit Geschäftsführer, Ausstellen Mietverträge, An- und Abmeldungen beim Einwohneramt, Kündigungen / Gang zu Schlichtungsbehörde, Kontrolle Mietzinseinnahmen, Mahnungen, Buchhaltung führen, Reparaturaufträge an Handwerker (eigene), Kontrolle, Liegenschaften-Abrechnungen der externen Verwaltungen (pro Jahr), genau überprüfen mit Vorjahres-Vergleich und Stichprobe-Verfahren.
• Erstellung von Rechnungen für Dienstleistungen gegenüber Dritten, Verarbeitung der Zahlungseingänge und Mahnwesen
• Führung Salärwesen von A bis Z inkl. Versicherungen und Jahresabrechnungen
• Versierte Erstellung und Aktualisierung von Stundenerfassungsprogramm, zBsp. Nachführung der Ferien etc. / Unterstützung der anderen Mitarbeiter
• IT-Anwendungssupport innerhalb der Abteilung
• Anlassorganisation sowie Terminkoordination

Ihre Kompetenz

• Kaufmännische Grundausbildung
• Sicheren Umgang mit MS-Office (Word, Excel) und ImmoTop2 (Software für Immobilienverwaltung, da wird eine professionelle Einarbeitung angeboten)
• Hohe Dienstleistungsorientierung
• Flexibilität und Teamfähigkeit
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Kommunikativ mit guten Umgangsformen
• Exakte und sorgfältige Arbeitsweise, zuverlässig und pünktlich

Ihre Perspektiven

• Attraktive Anstellungsbedingungen
• Interessantes und dynamisches Arbeitsumfeld
• Sorgfältige und umfassende Einarbeitung