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Cahier des charges pour un poste d'Assistant(e) Administratif-ve (50%) FR-EN dans le secteur de l’éducation

1. Contexte et objectifs du poste

Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif-ve, dans le secteur de l’éducation, ayant pour mission principale la gestion des relations avec les particuliers et les entreprises, la coordination des formations, ainsi que l’accomplissement des tâches administratives courantes. Le/La candidat(e) doit faire preuve d'une excellente communication, d'une maîtrise des outils bureautiques, et d'une grande rigueur dans la préparation de documents tels que les devis. Ce poste est central pour la satisfaction des clients et la bonne organisation interne des formations.

2. Missions principales

2.1. Gestion des demandes clients

• Réception et traitement des demandes : Répondre efficacement aux demandes de renseignements par téléphone et par e-mail, que ce soit pour des particuliers ou des entreprises (propositions de formations, détails des cours, tarifs, etc.).
• Conseil et orientation : Orienter les clients vers les formations les plus adaptées à leurs besoins (cours particuliers, en groupe, en entreprise, etc.).
• Traitement des réclamations : Être capable de gérer des demandes spécifiques ou des réclamations avec professionnalisme et diplomatie.

2.2. Coordination des formations

• Planification des cours : Assurer l'organisation et la gestion du planning des formations en coordination avec la direction et les professeurs (choix des créneaux horaires, attribution des salles, affectation des enseignants).
• Suivi des formations : Veiller au bon déroulement des cours en suivant l'assiduité des apprenants, la satisfaction des clients, et en ajustant les plannings si nécessaire.
• Communication avec les enseignants : Coordonner efficacement avec les enseignants pour assurer la qualité et le suivi des cours (besoins en matériel, modifications de planning, etc.).

2.3. Gestion des relations entreprises

• Élaboration des devis et propositions commerciales : Préparer des devis précis, soignés et personnalisés pour les entreprises en fonction de leurs besoins.
• Relation clients entreprises : Entretenir et développer les relations commerciales avec les entreprises partenaires (négociation des contrats, ajustement des services selon les besoins, suivi des formations).
• Reporting : Tenir à jour les dossiers clients et rendre compte régulièrement des actions et besoins des entreprises à la direction.

2.4. Commercial

• Prospection : Assurer la prospection de nouveaux clients commerciaux
• Événements : Participation ponctuelle à différents événements de réseautage

2.5. Tâches administratives générales

• Suivi administratif des dossiers : Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants (inscriptions, mise à jour des fiches apprenants, etc.)
• Utilisation des outils bureautiques : Être à l’aise avec la suite bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Teams) pour créer des documents, des tableaux de suivi, des présentations, etc.
• Support informatique : Gérer de manière autonome les outils informatiques de l’école (logiciel de gestion des formations, CRM, etc.).

3. Compétences requises

3.1. Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Parfaite connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Teams et capacité à apprendre de nouveaux outils logiciels spécifiques à la gestion des formations.
• Rédaction de documents : Capacité à rédiger des courriers, des e-mails professionnels et des devis clairs, soignés et précis.
• Gestion de planning : Compétence organisationnelle pour gérer et optimiser les plannings des professeurs et des formations.

3.2. Compétences relationnelles

• Contact client : Excellente élocution et aisance relationnelle, tant par téléphone que par e-mail, avec une capacité à adapter son discours aux particuliers comme aux professionnels.
• Écoute active et diplomatie : Capacité à comprendre les besoins des clients et à résoudre les éventuels conflits ou insatisfactions avec tact.
• Travail en équipe : Capacité à travailler en étroite collaboration avec l’équipe pédagogique et la direction pour assurer une bonne communication interne.

3.3. Compétences commerciales

• Négociation commerciale : Être à l’aise dans l’interaction avec les entreprises, capable de négocier les termes des formations et de conclure des contrats avantageux pour les deux parties.
• Suivi clientèle : Capacité à développer et maintenir une relation de confiance avec les clients, en assurant un suivi de qualité tout au long de la formation.

4. Profil recherché

• Expérience requise : Expérience de 3 ans minimum en tant qu’assistant(e) administratif-ve ou commercial(e), idéalement dans le secteur de l’éducation ou des services.
• Formation : Maturité ou CFC d’employé(e) de commerce
• Qualités personnelles : Grande rigueur, sens de l’organisation, proactivité, aisance relationnelle, et capacité à gérer les priorités.
• Langues : Français langue maternelle (ou C2) et anglais C1 (parlé et écrit)

5. Conditions de travail

• Lieu de travail : Genève
• Horaires : Temps partiel (50%), les matins du lundi au vendredi.
• Rémunération : Selon profil et expérience.

6. Outils à disposition

• Suite bureautique (Microsoft Office)
• Logiciel de gestion des formations
• CRM pour la gestion de la relation client

7. Conclusion

Le candidat idéal doit être organisé, rigoureux et polyvalent, avec un fort sens du service client, à la fois pour les particuliers et les entreprises. Il devra également être flexible et à l’écoute. Il jouera un rôle central dans la gestion quotidienne du centre, en assurant la satisfaction des clients et en veillant au bon déroulement des formations.