Leitung Empfang (w/m/d)

Du liebst es, den Überblick zu behalten, bist organisiert und trittst dabei stets professionell auf? Gleichzeitig bewahrst du auch in hektischen Momenten Ruhe und hast Freude daran, den ersten Eindruck zu prägen? Dann stehen die Chancen gut, dass du genau die richtige Person bist, um unseren Empfang an der Bolligenstrasse 111 zu leiten! Die Universitären Psychiatrischen Dienste (UPD) Bern stehen für herausragende Betreuung im Bereich der psychischen Gesundheit. An unserem Standort Bolligenstrasse 111 übernimmst du als Leitung Empfang eine zentrale Rolle: Du sorgst dafür, dass unsere Patient*innen, Gäste und Mitarbeitenden einen exzellenten Service erleben.

In dieser Rolle garantierst du einen reibungslosen Empfangs- und Telefondienst, überwachst wichtige Systeme und trägst zur Sicherheit sowie effizienten Organisation bei. Du koordinierst ein kleines Team, bist das Herzstück der Kommunikation und sicherst einen professionellen Ablauf.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest den reibungslosen 24/7-Betrieb am Empfang Bo111 und in der Telefonzentrale. Dabei stellst du sicher, dass alle Anfragen professionell, zeitnah und lösungsorientiert bearbeitet werden
• Du führst und motivierst ein erfahrenes Empfangsteam, das du in seiner Selbständigkeit und Weiterentwicklung aktiv unterstützt
• Du sorgst für eine gerechte und effiziente Arbeitszeitplanung unter Berücksichtigung von Schicht- und Pikettzeiten und überwachst die Zeiterfassung
• Du behältst den Überblick über unsere Alarm-, Feuer- und Einbruchssysteme und sorgst dafür, dass diese jederzeit einsatzbereit sind. Zudem koordinierst du die notwendigen Schritte im Krisenfall und stellst die Alarmierung des Krisenstabs sicher
• Du bist die zentrale Ansprechperson für Patient*innenfahrten, Notfallpläne und diverse administrative Aufgaben
• Du arbeitest kontinuierlich an der Weiterentwicklung des Empfangsprozesse, trägst zur Verbesserung der internen Abläufe bei und gewährlistest einen hohen Service- und Qualitätsstandard

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie fundierte Berufserfahrung im Empfangs- oder Telefonzentrale-Bereich
• Du hast nachweisbare Erfahrung in der Leitung und Motivation eines Teams und verstehst es, deine Mitarbeitenden zu fördern, klare Strukturen zu schaffen und dabei ein angenehmes, produktives Arbeitsklima zu gewährleisten
• Du hast ein ausgeprägtes Verständnis für sicherheitsrelevante Abläufe und bist gut darin, komplexe Prozesse zu organisieren und zu koordinieren
• Du bringst ein Auge für Verbesserungsmöglichkeiten mit und hast Freude daran, Abläufe effizienter zu gestalten und Qualitätssicherungsmassnahmen umzusetzen
• Auch in stressigen und herausfordernden Situationen behältst du den Überblick, bleibst handlungsfähig und strahlst Ruhe aus
• Du kannst dich sowohl mündlich als auch schriftlich präzise und freundliche ausdrücken und pflegst einen professionellen Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen
• Du bist bereit, auch Schicht- und Piketteinsätze zu übernehmen
• Deine Deutschkenntnisse sind in Wort und Schrift ausgezeichnet, jede weitere Sprache ist ein Vorteil

Über uns

Als das Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion bietet die UPD die gesamte psychiatrische Versorgungskette von der Früherkennung über die ambulante, tagesstationäre und stationäre Behandlung bis hin zur Rehabilitation an. Als Universitätsspital leistet die UPD einen wesentlichen Beitrag zur Spezialversorgung sowie zur Bildung, Lehre und Forschung.

Deine Ansprechpartner

Tobias Osten, Leitung Dispo

Tobias Osten beantwortet deine fachspezifischen Fragen:
T: +41 58 630 95 04
Nicole Portner, HR Sachbearbeiterin

Mail: E-Mail schreiben
T: +41 58 630 96 71

Dein künftiger Arbeitsort

Universitäre psychiatrische Dienste Bern, Bolligenstrasse 111, 3000 Bern 60