Executive Assistant | 100 %

Arbeitsort: Im Herzen von Zürich. Start: Herbst 2024. Im Auftrag unseres Klienten - ein sympathischer Manager, der agil und permanent unterwegs ist und dabei ein breites Beziehungsnetzwerk pflegt - suchen wir eine vife, versierte und unkomplizierte Persönlichkeit als

Du bist bei unserem Klienten richtig, wenn Du ein Organisationstalent bist, das Spass an der Betreuung eines anspruchsvollen Charakters hat und darüber hinaus ein hochdynamisches Umfeld schätzt. Du bietest flexible und energiegeladene Unterstützung, und lebst und liebst die Assistenz. Transparent hervorheben möchten wir, dass es vor allem klassische Aufgaben sind, die Dich erwarten. Das heisst Du wirst planen, umplanen, organisieren, koordinieren und kommunizieren und sorgst dafür, dass alle Bälle in der Luft bleiben und das Tagesgeschäft rund läuft.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten in der Übersicht

• Verwaltung von E-Mails, digitalem Posteingang und Telefon; Triage & Priorisierung.
• Terminorganisation; globales Reise- und Meetingmanagement inkl. Sicherstellung von Transport, Logistik, Hotels.
• Umfassendes Spesen-Management.
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Kundenmeetings; Research.
• Kommunikation und Kontaktpflege mit wichtigen Stakeholdern/Kontaktnetzwerk.
• Effiziente elektronische Ablage zur Gewährleistung einer gut organisierten Rückverfolgbarkeit.
• Unterstützung im Rahmen persönlicher Anliegen – hier sind die Grenzen aufgrund der mannigfaltigen Verpflichtungen fliessend.
• Übernahme weiterer Zusatzaufgaben, verbunden mit gelegentlichen Reisen innerhalb der Schweiz.
• Insgesamt koordinierst Du die Kommunikation nach Innen und Aussen und strahlst dabei stets Freundlichkeit und Professionalität aus.

Deine Ausbildung & Berufserfahrung

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung absolviert; idealerweise mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz.
• Du verfügst über Assistenzerfahrung in einem internationalen tätigen Unternehmen.

Du bist eine Persönlichkeit

• mit einem überdurchschnittlichen Mass an Eigeninitiative, Selbständigkeit und Umsetzungsstärke.
• die lösungsorientiert denkt und handelt – immer einen Schritt voraus.
• die sorgfältig und genau arbeitet; «attention to detail».
• deren Muttersprache Deutsch ist. Dein Englisch ist absolut fliessend. Du sprichst auch Französisch? Das ist ein Stein mehr in der Waagschale.
• ein «digital native» und Du arbeitest effizient mit modernen Tools, MS Office, Zoom und Teams.
• die ein professionelles Auftreten mit herzlicher und gewinnender Ausstrahlung vereint.
• die sich behaupten kann und sich nicht aus der Ruhe bringen lässt – nahezu stoisch.
• auf die man zählen kann, und die loyal und verschwiegen im Umgang mit vertraulichen Informationen agiert.
• die sehr gerne repräsentiert und ein gutes Gespür für Menschen hat. Du findest immer den richtigen Ton.
• mit Sozialkompetenz, mit Dir arbeitet man einfach gerne und Du trägst viel zum guten Teamspirit bei.

Dein Arbeitsplatz befindet sich an prominenter Lage in Zürich und ist verkehrstechnisch bestens angebunden. Du arbeitest vor Ort in schönen Räumlichkeiten, bist eingebunden in ein grossartiges Team von Mitarbeitenden unterschiedlichster Herkunft und selten ist ein Tag wie der andere. Klingt das nach Dir? Dann sind wir gespannt auf Deine Bewerbung (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise in maximal 3 PDF). Bitte sende uns alles komplett mit Motivationsschreiben, Deiner Gehaltsvorstellung, frühestmöglichem Startdatum sowie Referenz «PA-Pure» an E-Mail schreibensenden.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68