Bereichsassistent*in

Im Auftrag des Stadtrats nehmen wir die Eigentümervertretung und Bewirtschaftung von rund 1900 Liegenschaften wahr. In den Bereichen Raum und Infrastruktur bieten wir zahlreiche Dienstleistungen für die städtische Verwaltung an und beraten die Departemente und den Stadtrat in strategischen Fragen.

Für den Bereich Gesundheits-, Sport,- Kultur- und Werkbauten suchen wir nach Vereinbarung eine*n

• Sie führen das Bereichssekretariat selbstständig, erledigen anspruchsvolle Korrespondenz und unterstützen die Bereichsleitung sowie die Abteilungsleitenden in administrativen, kommunikativen und organisatorischen Belangen.
• Sie nehmen die elektronische Triage des Posteingangs für die Bereichsleitung vor, stellen Unterlagen für Besprechungen und Sitzungen bereit und nehmen die Terminkoordination sowie die elektronische Aktenablage vor.
• Sie übernehmen weiter Aufgaben wie Protokollführung, Verfassen von Berichten, Bearbeiten von Anträgen, Koordinieren und Organisieren von Sitzungen, Veranstaltungen, Dokumentationen und Präsentationen.
• Sie fungieren als interne sowie externe Kontakt- und Anlaufstelle für die Belange des Bereiches und der Abteilungen/Fachstellen für Kund*innen und überblicken Prozesse und Strukturen des Bereichs.
• Sie sind von A bis Z für ein effizientes, dienstleistungs- und kundenorientiertes Sekretariat verantwortlich.

• Kaufmännische Ausbildung (Berufsmaturität von Vorteil) oder gleichwertige Ausbildung mit eidg. Fähigkeitsausweis
• Mehrjährige Praxis in verschiedenen kaufmännischen Aufgabenbereichen mit grosser Selbstständigkeit, vorzugsweise aus einem mittelgrossen Dienstleistungsunternehmen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und Erfahrung in der Protokollführung sowie gute IT-Kenntnisse, insbesondere MS Office Anwenderkenntnisse, SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Initiative, loyale, integre, durchsetzungsstarke und selbstständig arbeitende Persönlichkeit mit Organisationstalent und Interesse an vielseitigen Aufgaben
• Hohes Mass Zuverlässigkeit, Korrektheit, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Ein attraktives Arbeitsumfeld, zeitgemässe Anstellungsbedingungen mit guten Sozialleistungen und eine strukturierte Einarbeitung. Der Arbeitsort befindet sich an zentraler Lage, wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof Zürich.

Wir sind offen für Bewerbungen von Menschen mit körperlichen Beeinträchtigungen.

Wenn Sie sich dieser Herausforderung stellen möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen online. Den Link zur online-Bewerbung finden Sie direkt hier im Inserat.

Auskunft zum Bewerbungsprozess erteilt Ihnen Herr Rohan Ferdinando, Personalbereichsverantwortlicher, unter Telefon +41 44 412 21 28.

Bewerbungen via E-Mail oder Post werden weder berücksichtigt noch bearbeitet.

Referenz-Nr.: 42418