Assistant·e administratif·ve et de direction à 50 %

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

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La Direction de l’Université de Lausanne est à la recherche, pour le Service de la recherche (SR) :

Assistant-e administratif-ve et de direction à 50 %

Entrée en fonction : le 1er octobre 2024 ou date à convenir

Durée du contrat : contrat à durée indéterminée

Taux d'activité : 50 %

Lieu de travail : Lausanne-Dorigny

Vous assurez principalement le secrétariat du Directeur du Service de la Recherche en collaboration avec l’assistante de direction : 

• Gestion du secrétariat de direction, de l’agenda et de la messagerie Direction du SR;
• Organisation des séances de team du SR et des OJ ainsi que la prise de PV décisionnels;
• Traitement des appels, accueil des visiteuses-visiteurs;
• Rédige le courrier, classement, gestion du serveur et des archives;
• Organisation des déplacements et des événements internes/externes;
• Soutient administratif pour le traitement des factures et des notes de frais;
• Assiste les collaboratrices et collaborateurs dans leurs projets et/ou tâches quotidiennes;
• Gère des projets internes au SR notamment pour la formalisation des procédures;
• Veille au maintien du stock du matériel nécessaire à la réalisation des activités du SR;
• Remplace l’assistante de direction dans ses tâches en cas d’absence;

En collaboration avec le coordinateur éthique :

• Gestion du secrétariat de la CER-UNIL;
• Organisation des colloques et des plénières, prise de PV;
• Participation aux projets institutionnels de la CER-UNIL;
• Organisation des événements de la CER-UNIL;
• Accueil des membres;

En interaction quotidienne avec le chef du Service de la Recherche, les collaboratrices et collaborateurs, ainsi que leurs contacts divers au sein et hors de l’Université, vous faites preuve d’une grande fiabilité dans la réalisation des missions qui vous sont confiées et de capacité à gérer avec méthode et efficacité des tâches de natures différentes.

Pour cela, vous pouvez faire état des atouts suivants :

• CFC d’employé·e de commerce, brevet d’assistant·e de direction ou titre jugé équivalent;
• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un poste similaire;
• Formation à la comptabilité simple;
• Aptitude à effectuer des travaux de manière parfaitement autonome;
• Grande rigueur dans le suivi des procédures et le respect des délais;
• Parfaite maîtrise du français écrit et oral;
• Très bonnes connaissances de l’anglais oral et écrit.
• Aisance avec les outils informatiques standards (Word, Excel, PPT, bases de données, etc,);
• Excellentes capacités de travail en équipe, d’adaptation à l’évolution des besoins et des outils;
• Sens de la communication et orientation solution;
• Proactivité et sens des initiatives;
• Très bonne gestion du stress et sens des priorités;
• Sens de la représentation et de l’accueil, discrétion et respect des formes;

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.

Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Davantage d'informations sur www.unil.ch/carrieres

M. Julian Randall, chef de Service

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Délai de postulation : 22 août 2024

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.
Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site. 

Nous vous remercions de votre compréhension.

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www.unil.ch/graduatecampus