Assistant-e Administratif-ve dans une Fondation

Relevant il y a plus de cinq siècles d'une confrérie militaire, la société dite « Exercice de l'Arquebuse » fusionna avec celle de « la Navigation » au cours du XIXème siècle pour devenir « les Exercices de l'Arquebuse et de la Navigation » (EAN). Elle demeure de nos jours active et vivante, faisant perdurer mémoire et tradition au travers de son patrimoine et de ses manifestations. Se livrant à l'art du tir, les Exercices restent auréolés d'un passé intimement lié à celui de Genève, soucieuse depuis des siècles de conserver l'une de ses figures emblématiques.

Votre principale mission sera de gérer le secrétariat de la Fondation des EAN et d'apporter un soutien administratif au comité de Fondation.

Votre mission :

• Vous gérerez le secrétariat de la Fondation : gestion des courriers/courriels, demandes de renseignements, appels, sollicitations, etc.
• Vous assurerez le suivi administratif des demandes de financement : tri, préparation et envoi des réponses.
• Vous gérerez les droits de superficie, sur le plan comptable et garantirez le suivi administratif des locataires et des superficiaires.
• Vous assurerez la gestion de tous types de demandes des parties (internes et externes), en faisant preuve d’un haut niveau de confidentialité et d'efficacité.
• Vous rédigerez et mettrez en page divers documents relatifs à la gestion administrative : préparation de correspondance, agendas, procès-verbaux et présentations.
• Vous organiserez, coordonnerez et participerez à des événements, réunions et déplacements liés aux activités de la Fondation, parfois le soir ou le weekend.
• Vous vous chargerez de la gestion documentaire : suivi, classement des documents ainsi que l’archivage.
• Vous contribuerez à la mise en œuvre du plan de communication et événementiel de la Fondation.

Votre Profil :

• Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé-e de commerce ou formation équivalente dans le domaine administratif
• Vous bénéficiez d’une expérience réussie dans la gestion de tâches administratives complexes
• Vous avez une bonne gestion comptable
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques et de bureautique (Microsoft Office 365, autres logiciels propres à l’administration, la gestion comptable, et immobilière).
• Vous êtes doté-e d'une excellente capacité de jugement ainsi que d’une aisance à formuler des recommandations pour faciliter le bon déroulement des opérations quotidiennes.
• Vous avez d'excellentes aptitudes orales et rédactionnelles en français, notamment dans la prise de procès-verbaux.
• Vous avez une bonne maîtrise de l’Allemand (au minimum A2).
• Vous avez l’habitude de travailler avec une GED, un atout.
• Vous faites preuve de flexibilité dans vos horaires, en vous adaptant aux exigences liées à la fonction.
• Vous êtes suisse-esse ou êtes en possession d’un permis C.
• Vous êtes capable de gérer simultanément des priorités multiples et de vous adapter à un environnement dynamique avec des demandes diverses.
• Enfin, vous faîtes preuve de discrétion et de confidentialité, et vous savez traiter les informations sensibles avec intégrité.

Qualités personnelles :

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Capacité à gérer les priorités, et à travailler de manière autonome
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Fort sens de l’accueil, diplomatie, personnalité avenante

Nous Offrons :

• Grande autonomie dans la gestion du travail
• Fondation à taille humaine
• A proximité des transports publics et place de parking à disposition
• Bonnes prestations sociales
• Rémunération attractive
• Possibilité de télétravail, en accord avec les exigences de la fonction

Postulation :

Ce poste s’adresse sans distinction au personnel féminin ou masculin. Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leur dossier complet (lettre de motivation, CV, copie des diplômes et des certificats de travail) en format électronique à l’adresse suivante : Écrire un email.

Pour un éventuel entretien, un extrait de casier judiciaire suisse vierge datant de trois mois au maximum vous sera demandé.

Les dossiers électroniques non-retenus seront détruits.

Merci de ne pas téléphoner. Tout autre moyen de postulation sera considéré comme nul.

Date d’entrée en fonction : Immédiatement ou à convenir

Délai de postulation : 20 septembre 2024