Adminstrative Assistenz Departementsstab (m/w/d)

Das Departement Informatik (D-INFK) ist eines von insgesamt 16 Departementen an der ETH Zürich und beschäftigt 45 Professorinnen und Professoren sowie rund 700 Mitarbeitende. Es ist in acht Institute gegliedert, die verschiedene Forschungsbereiche abdecken, darunter Data Management and Machine Learning, Information and System Security, Computer Systems, Intelligent Interactive Systems & Physical Computing, Programming Languages and Software Engineering, Theory and Algorithms, sowie Visual Computing. Mit seinen interdisziplinären Forschungsfeldern geniesst das D-INFK weltweites Ansehen.

Zur Verstärkung unseres Departementsstabs suchen wir per 1. Oktober 2024 oder nach Vereinbarung eine administrative Assistenz zur Unterstützung der operativen und organisatorischen Aufgaben im Team.

Sie sind verantwortlich für den administrativen Bereich des Departementsstabs und unterstützen die Departementskoordinatorin in operativen und organisatorischen Belangen. Das Aufgabengebiet umfasst die allgemeine mündliche und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache. Sie planen Termine auf Departementsebene in Absprache mit verschiedenen Ansprechpartnern sowohl im Departement als auch innerhalb der ETH. Sie bereiten Unterlagen und Präsentationen für Sitzungen vor. Sie organisieren diverse Veranstaltungen wie Kolloquien, Antritts- und Abschiedsvorlesungen oder Weihnachtsessen. Zudem unterstützen Sie das Team bei der Organisation und Durchführung der Rekrutierungstage von neuen Professuren. Ausserdem moderieren Sie verschiedene Mailinglisten. Darüber hinaus sind Sie die administrative Drehscheibe im Departementsstab und geben kompetent Auskunft. Sie sind offen für neue Aufgaben und stellen sich flexibel darauf ein.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. Neben stilsicherem Deutsch verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Sie bringen fundierte Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und moderner Kommunikationsmittel mit. Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent aus, arbeiten gerne selbstständig, zuverlässig und präzise. Darüber hinaus sind Sie verantwortungsbewusst und flexibel. Ein hohes Mass an sozialer Kompetenz, Team- und Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen Team. Wir leben eine wertschätzende Teamkultur in einem internationalen Umfeld und sind eine der renommiertesten Hochschulen weltweit. Zudem profitieren Sie von sehr guten Sozialleistungen und attraktiven Angeboten und Vergünstigungen.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• CV
• Abschlusszeugnisse und Diplome
• Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Departement Informatik finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Barbara Pfaendner, Tel. 044 632 72 43 gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.