Administrative Assistenz (m/w/d) am Schweizerischen Erdbebendienst und Institut für Geophysik

Der Schweizerische Erdbebendienst (SED) an der ETH Zürich überwacht die Erdbebenaktivität in der Schweiz, beurteilt die Erdbebengefährdung und das Erdbebenrisiko, und informiert die Bevölkerung, Medien und Behörden zu aktuellen Erdbeben. Unser internationales Team von rund 80 Personen, davon dreiviertel wissenschaftliches Personal, einviertel Administration, Technik und Management, arbeitet darüberhinaus an einer Vielzahl unterschiedlicher Projekte in der Schweiz und im Ausland und beteiligt sich an Forschung und Lehre in den Erdwissenschaften, eng angebunden an das Institut für Geophysik am Department für Erd- und Planetenwissenschaften der ETH.

Zur Unterstützung unserer Administration suchen wir eine vielseitige, flexible und teamorientierte Administrative Assistenz per 1. Dezember 2024 oder nach Vereinbarung. Das Pensum liegt bei 60% bis 80% und eine Präsenz am Arbeitsort von drei Tagen pro Woche ist erwünscht.

In unserem kleinen administrativen Team sind Sie verantwortlich für die Personaladministration des SED und anderer Forschungsgruppen am Institut für Geophysik, übernehmen die Administration verschiedener Projekte und beteiligen sich an allgemeinen Sekretariatsaufgaben. In Kontakt mit übergeordneten Einheiten der ETH Zürich unterstützen Sie das Management und die Mitarbeitenden in administrativen und organisatorischen Belangen. Der Schwerpunkt Ihrer Aufgaben ist die Abwicklung der Personaladministration in enger Zusammenarbeit mit der Personalabteilung. Weitere Bereiche sind die Finanzplanung- und Überwachung von Projekten, Verwaltung von Forschungskrediten, Spesenabwicklung und finanzielles Reporting sowieUnterstützung der Organisation von Sitzungen und Dienstreisen.

• Sie verfügen über eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich und bringen mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen und dynamischen Umfeld mit
• Sie sind gut organisiert, arbeiten selbständig, inititativ, dienstleistungsorientiert, exakt und zuverlässig und haben ein Flair für Zahlen
• Neben stilsicherem Deutsch besitzen Sie ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• MS Office und Buchhaltungssystemen sind Ihnen vertraut
• Sie mögen den Umgang mit Menschen, sind gerne Ansprechperson für alle administrativen Belange und fühlen sich wohl als Teil eines Teams

• Eine interessante, abwechslungsreiche und selbständige Tätigkeit  im Zentrum von Zürich und «am Puls der Erde»
• Ein offenes und wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem internationalen Team, an einer der renommiertesten Hochschulen
• Flexible Arbeitszeiten
• Teilnahme an internen Einführungskursen für Administrative Assistenzfunktionen bei gleichzeitiger Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen zu vernetzen
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen
• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch tatkräftig zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt