Juristische:r und administrative:r Assistent:in für Managing Partner

LINDEMANNLAW AG ist eine führende, vielfach ausgezeichnete Schweizer Boutique-Kanzlei mit Fokus auf Finanzmärkte, Finanzierung, Fintech und Investmentfonds. Wir bieten modernste rechtliche, regulatorische und steuerliche Beratung für die erfolgreichsten Unternehmer und Akteure der Finanzbranche in der Schweiz und weltweit. LINDEMANNLAW AG ist ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit und kulturelle Vielfalt einsetzt. Wir führen die Geschäftsstelle Swiss Capitalmarketforum.

Wir suchen eine:n motivierte:n und organisierte:n juristische:n und administravive:n Mitarbeiter:in für unser Büro in Zürich. Der ideale Kandidat mit verschiedenen Verwaltungs- und Forschungsaufgaben, der detailorientiert und gut organisiert ist und in der Lage ist, mehrere Aufgaben effizient zu erledigen. Der Assistent/die Assistentin wird eine Vielzahl von juristischen und administrativen Aufgaben übernehmen und einen reibungslosen und effektiven Ablauf innerhalb der Rechtsabteilung sicherstellen. Er/sie ist ein:e kluge:r Denker:in, lernt schnell, ist bescheiden, kann unter Druck arbeiten, ist stressresistent und proaktiv und verfügt über eine emotionale Intelligenz.

Administrative Unterstützung:

• Verwalten und Organisieren des Kalenders des Managing Partners, Planen von Terminen und Besprechungen.
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, einschliesslich E-Mails, Briefe und Telefonanrufe.
• Vorbereiten, Korrekturlesen und Bearbeiten von juristischen Dokumenten, Verträgen und Korrespondenz.
• Führen und Organisieren von Rechtsakten, sowohl physisch als auch elektronisch.
• Mithilfe bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten nach Bedarf.

Juristische Recherche und Dokumentation:

• Durchführung von Rechtsrecherchen zu verschiedenen Themen auf Anweisung des Managing Partners.
• Vorbereitung von juristischen Memoranden, Zusammenfassungen und Schriftsätzen.
• Mithilfe bei der Erstellung und Überprüfung von Rechtsdokumenten, Verträgen und Vereinbarungen.
• Verwalten und Verfolgen rechtlicher Fristen und Sicherstellen der rechtzeitigen Ablage und Einreichung von Dokumenten.
• Kontaktaufnahme mit Klienten, Zeugen und anderen an Rechtsangelegenheiten beteiligten Parteien.

Fallverwaltung:

• Organisieren und Verwalten einer Datenbank mit fallbezogenen Dokumenten.
• Koordinierung mit externen Rechtsberatern und anderen Fachleuten nach Bedarf.
• Vorbereiten und Einreichen von Rechtsdokumenten bei Gerichten und anderen Behörden.
• Überwachen des Fortschritts von Fällen und Übermittlung von Informationen an den Managing Partner.

Interaktion mit Kunden:

• Sie fungieren als Ansprechpartner für Mandanten, verwalten die Kommunikation und gewährleisten ein hohes Mass an Mandantenbetreuung.
• Planen von Kundenterminen und Vorbereiten der erforderlichen Unterlagen für die Gespräche.
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und Wahrung der Vertraulichkeit gegenüber den Mandanten.

Büromanagement:

• Bestellung von Büromaterial und Verwaltung der Büroausstattung nach Bedarf.
• Abrechnung, Rechnungsstellung und Spesenabrechnungen für die Buchhaltungsabteilung.
• Koordinierung der Reisearrangements des Managing Partners, einschliesslich der Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln.
• Mithilfe bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen (insbesondere im Zusammenhang mit dem Swiss Capitalmarketforum), Konferenzen und Meetings.
• Microsoft IT-Unterstützung, z.B. Outlook-Funktionen, Vorbereitung von Präsentationen in PPT, Erstellen von Dokumenten in Word
• Übersetzen von Newslettern, Website-Inhalten und rechtlichen Dokumenten aus dem Englischen, Deutschen, Russischen und Französischen

Ausbildung: Bachelor-Abschluss bevorzugt; ein Abschluss als Rechtsanwaltsfachangestellter/Paralegal ist von Vorteil oder die Bereitschaft, an einer CAS-Paralegal-Ausbildung teilzunehmen.

Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als juristische:r Mitarbeiter:in oder in einer ähnlichen Funktion.

Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch (Russisch und Französisch sind von Vorteil).
• Erfahrung in der Übersetzung von Rechtsdokumenten
• Digital Native und Leidenschaft für digitale Medien. Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Arbeit.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung der Arbeitslast.
• Gute Kenntnisse der Rechtsterminologie, der Verfahren und der Dokumentation.
• Erfahrung mit juristischen Recherchetools (z. B. Westlaw, LexisNexis) und Fallverwaltungssoftware.
• Diskretion und die Fähigkeit, sensible Informationen vertraulich zu behandeln.

Bewerbungsprozess

Um sich zu bewerben, sende Sie deinen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben und Referenzen an Dr. iur. Alexander Lindemann unter E-Mail schreiben und Shynar Lindemann unter E-Mail schreiben.

Wir freuen uns auf Dich!