Secretary / Secrétaire / Administration

Activities

o Managing emails (95%) and calls (5%) (screening, transferring, answering) in both English (80% of correspondence) and French (20%)

o Welcoming visitors

o Receiving goods

o Filing and archiving

o Processing customer orders

o Invoicing customers

o Commercial communication (customer contacts (emails), documents, video calls or phone calls)

o Managing and tracking supplier orders

o Receiving and tracking goods

o Requesting quotes

o Conducting inventory checks

o Processing supplier invoices

o Preparing and sending mail and goods within Switzerland and abroad

o Preparing sales files for accounting

o Managing expense reports

o Tracking payments / issuing reminders

o External communication with employees

o Reporting accidents / illnesses

o Managing the director's schedule (trainings, presentations)

o Organizing international travel

o Managing company cars

Other tasks

o Perform additional tasks related to the role, as required.

Requirements

o Good communication skills in English (80% of correspondence) and French (20%)

o Fast typing skills (Word & Excel)

o Ability to maintain a positive attitude

o Teamwork skills

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Activités

o Gestion des courriers électroniques (95%) et des appels (5%) (filtrage, transfert, réponse) en anglais (80% de la correspondance) et en français (20%).

o Accueil visiteurs

o Réception marchandises

o Classement et archivage

o Traitement des commandes clients

o Facturation clients

o Communication commerciale (contacts clients (emails), documents, visio ou appels)

o Gestion et suivi des commandes fournisseurs

o Réception et suivi marchandises

o Demande d’offres

o Etablissement d’inventaires matériels

o Traitements des factures fournisseurs

o Préparation et envois de courriers et marchandises en Suisse et à l’étranger

o Etablissement des fichiers ventes pour fiduciaire

o Gestion des notes de frais

o Suivis des paiements / rappels

o Communication externe des employés

o Déclarations accidents / maladies

o Gestion agenda direction (formations, présentations)

o Organisation déplacements à l’étranger

o Gestions des voitures entreprises

Autres tâches

o Si besoin d’autres tâches en lien avec sa fonction

Exigences

o Bonnes capacités de communication en anglais (80% de la correspondance) et en français (20%)

o Dactylographie rapide (Word & Excel)

o Attitude positive

o Bon esprit d'équipe