Site/Corporate Services Manager
Wer sich für eine Karriere bei Lombard Odier entscheidet, ist für einen renommierten, globalen Vermögensverwalter und Asset Manager tätig, der sich auf nachhaltige Investitionen fokussiert. Wir sind eine unabhängige und innovative Bank erster Wahl für private und institutionelle Kunden. Unsere Gruppe ist eine der bestkapitalisierten weltweit. Wir verwalten rund CHF 300 Milliarden und sind auf vier Kontinenten von über 25 Niederlassungen aus tätig.
Mit unserer über 225-jährigen Geschichte sind wir ein Investmenthaus mit umfassendem Angebot an diskretionärer und beratender Portfolioverwaltung sowie Finanzdienstleistungen. Unsere hochmoderne Technologie-Plattform vermarkten wir auch erfolgreich an andere Finanzinstitute. Über Lombard Odier Investment Managers bieten wir Vermögensverwaltungsdienstleistungen und Anlagestrategien an.
"Rethink Everything" ist unsere Philosophie – sie steht im Zentrum unseres Handelns. Wir sind durch mehr als 40 Finanzkrisen stärker geworden, indem wir die Welt um uns herum ständig neu gedacht haben. So bieten wir unseren Kundinnen und Kunden stets neue Anlageperspektiven.
The Site/Corporate Services Manager coordinates all the technical service providers on site, and manages the service providers. He/she monitors the quality of the service provided and ensures that site occupants are satisfied. He/she is responsible for ensuring that the user's strategy is applied, and manages the work.
YOUR MISSION:
Liaising with the internal Corporate Services department, the Site/Corporate Services Manager oversees all matters relating topremises,security, facility managementandrisk management.
Responsible for the all tasks related to thereception, telephone operators and archiving. In charge of organization and coordination of the office, procedures and resources to facilitate organizational effectiveness and efficiency :
- Monitoring reception services, timetables and continuity of service
- Ensure that reception and lounge services are in line with the Group Hospitality Guidelines
- Overseeing the proper functioning of physical and electronic document archiving and coordinate archiving management
Ensuring theoperational safetyof the office for internal and external client and providing support
- Planning and supervising the work of external service providers to ensure quality of service and minimise risks
- Defining, updating and applying security procedures in agreement with the Group's Security & Safety department: visitor register, access control to premises, video surveillance, forced entry, building evacuation procedures and fire drills, fire risk training schedule
- Ensure the appointment and training of fire and first aid coordinators
Checking the maintenance of premises, furniture andmonitoring of technical installations
Overseeingspace planning:
- Supervising and coordinating all renovation and relocation projects (attending meetings, minutes, follow-up) in collaboration with the business expert
- Managing the advance notice/planning of the renovation and relocation project in collaboration with the business expert
Overseeing theexecution of contracts,managing orders,invoicingandpayments
- Managing the selection of suppliers in an ethical manner and regularly putting them out to tender
- Managing and reviewing contracts with maintenance companies, engineers, all suppliers and resources in general, according to given needs
- Ensuring that best practice and cost-benefit ratios are respected in all areas (cleaning, kitchen and catering, couriers, off-site archives, telecoms, furniture orders, etc.) and obtain management approval
- Working with the Purchasing, Legal and Risk departments and checking, approving and coding invoices for which office management is responsible and submitting them to management for final approval
Ensure excellentrelations with third parties(landlord, co-ownership, insurance, brokers)
- Overseeing leases : Act as Communication link between lessor and International Corporate Services Manager + business expert in Geneva
- Manage and challenge allsuppliers(contracts, pricing) as well as internal customer requests
DESIRED PROFILE:
- Qualifications /education required : Bachelor or Master Degree.
- Experience required : Successful experience asa building or site manager, front office manager or administrative assistant within facility management.
- Excellent time management skills and ability to manage multiple tasks and prioritize work
- Excellent written and oral communication skills
- Attention to detail and problem solving skills
- Initiative and a sense of customer satisfaction
- Strong organizational skills in a demanding environment
- Competence in MS Office (MS Word, Excel and Outlook, in particular), experience of email planning tools
- Language skills :Englishand Frenchrequired
Fünf Werte definieren die DNA unseres Hauses. Exzellenz motiviert uns, die Besten unseres Gebiets zu sein, und Innovation ermöglicht unseren Fortschritt. Respekt ist das Fundament unserer Interaktionen, und Integrität leitet unser Handeln. Gemeinsam sind wir One Team, das sich mit leidenschaftlichem Engagement in den Dienst unserer Kundinnen und Kunden stellt.
Wir fördern eine inklusive und integrative Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeitenden. Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion sind fest in unserem Unternehmensleitbild ‘La Maison’ verankert und wir sind bestrebt, dass unsere Mitarbeitenden sowohl ihre beruflichen als auch ihre persönlichen Ziele verwirklichen können. Wir fördern interne Karrierewege durch individualisierte und kompetenzbasierte Trainingsangebote. Wir sind fest davon überzeugt, dass der Aufbau vielfältiger Teams zu unserem nachhaltigen Erfolg beiträgt und daher Fundament unserer Unternehmensstrategie ist.
Es ist eine tolle Gelegenheit, um Teil des Teams zu werden. Alle Bewerbungen werden streng vertraulich behandelt.
