Senior Travel & Events Coordinator
Notre client, une société internationale, recherche pour compléter le team, un(e)
Senior Travel & Events Coordinator
But du poste :
Réservation et coordination de tous les déplacements des collaborateurs en lien avec nos filiales ou autres.
Organisation des fêtes de la société.
Principales responsabilités :
- Réservation des billets d’avion directement sur la plateforme Amadeus ; coordination de déplacements occasionnels en jets privés pour certains membres de la Direction.
- Réservation d’hôtels, de trains, transferts et location de voitures ; demandes de visas et préparation des lettres d’invitations.
- Coordination de tous les déplacements en lien avec nos filiales ; communication vers International SOS concernant les voyages sensibles.
- Vérification des factures pour les réservations d’hôtel et les billets d’avion ; établissement des statistiques ; enquêtes et réclamations en cas de litiges / erreurs.
- Négociation des contrats annuels avec les hôtels et les compagnies aériennes.
- Mise en place, en lien avec le département IT, d’un outil interne au Groupe pour les demandes de voyage et leur validation.
- Mise à jour et alimentation du système interne de gestion des absences avec les voyages d’affaires.
- Organisation de séminaires et d’événements pour les collaborateurs du groupe (soirées d’été, soirées de Noël).
- Support et conseils pour la rédaction de la politique interne des Voyages.
Autres responsabilités :
- Proactif et novateur, vous devez être totalement fiable, rechercher l'excellence, respecter la bonne gouvernance et les principes HSSEQ dans l'ensemble de l'entreprise et tenir compte de la réputation de l'entreprise à tout moment, en particulier dans le respect du code de conduite.
- Vous êtes responsable de vos résultats personnels, et n'hésitez pas à faire preuve d'une attitude proactive et créative avec un attachement particulier au travail d'équipe.
Principales relations de travail :
- Interne : tous les collaborateurs de la société à Genève et filiales.
- Externe : Représentants des hôtels, les prestataires évènementiels, représentants des compagnies aériennes.
Expérience & formations requises :
- 5 ans minimum d’expérience en voyages d’affaires.
- Bonnes connaissances d’Amadeus.
- Français et anglais courant.
Autres exigences et compétences :
- Orienté service client
- Être proactif et trouver des solutions rapidement
- Intégrité, rigueur et respect des principes de gouvernance
- Engagement et implication
- Autonomie & responsabilité
- Créative et novatrice
- Esprit d’équipe
- Sensibilité aux risques
- Respecter le règlement interne
Date de création : 13.05.2024
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