Teamleiter/in Administration (m/w/d)
Rocken® ist ein Schweizer Unternehmen mit dem Sitz in Zürich.
Wir haben eine webbasierte Online- Plattform zur Jobsuche und Talentgewinnung entwickelt, die den Bewerbungsprozess digitalisiert und die Unternehmung dabei unterstützt, Talente am Markt rasch zu erkennen und langfristig für sich zu gewinnen. Mit einem digitalen Rocken Profil kann sich jeder Bewerber schnell und unkompliziert mit marktführenden Firmen verbinden und das Profil teilen.
Unsere Arbeit stellt technologisch und organisch die Menschen im Mittelpunkt. Rocken® bietet Executive- Search und Talent Management Beratung an, um die persönlichen und individuellen Ansprüche jedes Einzelnen abzuholen und diese in der Personalbeschaffung und Karriereplanung optimal umzusetzen.
Teamleiter/in Administration (m/w/d)
Unser ROCKEN Partner gehört zu den grössten Nahrungsverarbeitungsbetrieben in der Schweiz. Derzeit beschäftigt das Unternehmen im Kt. Luzern über 300 Mitarbeitende. Unser Partner bietet Arbeitnehmern einen sicheren und spannenden Arbeitsplatz und fördert die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.
ROCKEN Jobs:
https://rocken.jobs
Deine Verantwortung
- Verantwortung für die ordnungsgemässe und termingerechte Erstellung und Abwicklung der Faktura sowie die Rechnungskontrolle. Sicherstellung eines reibungslosen Prozesses zur Erfassung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
- Administrative Unterstützung des Sales Teams: Enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam zur Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Angebotserstellung, Kundenkorrespondenz und Nachverfolgung von Verkaufsdokumenten. Sie tragen dazu bei, dass das Sales Team effizient arbeiten kann.
- Stammdatenpflege: Verantwortung für die Pflege und Aktualisierung der Stammdaten, um die Datenqualität sicherzustellen und eine einwandfreie Datenbasis für alle internen Prozesse zu gewährleisten.
- Prozessverantwortung in der Administration: Analyse und Optimierung der bestehenden Abläufe in der Administration, um eine hohe Effizienz und Qualität der administrativen Prozesse sicherzustellen. Einführung von Verbesserungsmassnahmen und Umsetzung neuer Prozesse bei Bedarf.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Bearbeitung von Korrespondenz, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen, sowie die Verwaltung und Ablage von Dokumenten.
- Reporting und Dokumentation: Erstellung von regelmäßigen Berichten und Auswertungen zur Unterstützung der Geschäftsführung und der Sales Abteilung. Verantwortung für die strukturierte Dokumentation aller administrativen Prozesse.
- Kommunikationsschnittstelle: Fungieren als zentrale Ansprechperson für alle administrativen Fragestellungen innerhalb des Unternehmens sowie für externe Partner und Kunden.
- Unterstützung bei Projekten: Aktive Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Unterstützung der Geschäftsleitung bei speziellen Aufgaben.
Deine Skills
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau EFZ) oder eine gleichwertige Ausbildung im administrativen Bereich.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Leitungsfunktion in der Administration.
- Fundierte Kenntnisse in der Fakturierung und Rechnungsprüfung sowie Erfahrung im Umgang mit gängigen Buchhaltungs- und Fakturierungsprogrammen.
- Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Vertriebsteams und ein gutes Verständnis für die Abläufe im Sales-Bereich.
- Gute Kenntnisse in der Stammdatenpflege und sicherer Umgang mit ERP-Systemen.
- Prozessorientiertes Denken und die Fähigkeit, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu optimieren.
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Dienstleistungsorientierung.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Word) sowie weiteren IT-Anwendungen zur Verwaltung und Dokumentation
Benefits
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
- Markt- und Leistungsgerechte Löhne
- Kostenlose Früchte und Getränke
- Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten/Projekte
- Eingespieltes und dynamisches Team
- Offene Unternehmenskultur
- 13. Monatsgehalt
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Arbeitsort
Geuensee
Kontakt
Denis Fazlija,
+41 44 385 21 62
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