Un-e secrétaire de direction à l'Institut des Humanités en médecine

Administration

Un-e secrétaire de direction à l'Institut des Humanités en médecine

L'Institut des Humanités en médecine (IHM) est à la recherche d’un-e Secrétaire de direction confirmé-e dans le cadre d'un contrat de durée indéterminée à 60% à partir du 1er octobre 2024 ou date à convenir.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

L'Institut des humanités en médecine (IHM) est un institut d’enseignement, de recherche, de dialogue et d’expertise dans le domaine des humanités en médecine et en santé. Il a pour objectif d’analyser et de répondre aux enjeux sociaux posés par les développements contemporains de la médecine en s'appuyant sur les disciplines des sciences humaines et sociales : l’histoire de la médecine et de la santé publique, les sciences sociales, la philosophie, l'éthique et le droit de la santé, entre autres. L’IHM entretient un dialogue critique, constructif et collaboratif entre les chercheurs des sciences humaines et sociales, les institutions et les professionnels de la santé, ainsi que les usagers (patients et proches) et les membres de la société civile au sens large.

Mission

Comme Secrétaire de direction, vous travaillez directement avec le directeur et l’adjointe de direction de l’IHM, afin de les soutenir dans la gestion de l’Institut. D’entente avec eux :

• Vous gérez l’administration de la direction de l’Institut (courrier, factures, agenda et séances, serveur électronique, économat, etc.)
• Vous assurez l'établissement et le suivi des documents administratifs RH en coordination avec les RH du Département et les cadres académiques de l’IHM (engagements, départs, modifications de taux et autres des collaborateur-trice-s de l'IHM)
• Vous accueillez, recevez et renseignez les visiteurs et les collaborateur-trice-s de l’IHM
• Vous organisez avec le directeur les séances d’Institut, ainsi que des séances de travail, en prenez le PV et en assurez le bon déroulement
• Vous participez sur le plan administratif et logistique à l’organisation des événements de l’Institut (contact avec les conférenciers, réservation de salles, documents administratifs)
• Vous tenez à jour les différentes listes d’adresses électroniques (sympa, annuaire, diffusion), les pages administratives du site internet et gérez les dossiers du serveur électronique.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de bureau ou d'employé-e de commerce ou d’un titre jugé équivalent
• Vous avez une formation complémentaire en assistanat ou secrétariat de direction ou encore en ressources humaines
• Vous avez travaillé entre 4 à 5 ans comme secrétaire d’une unité ou d’une direction
• Vous êtes une personne rigoureuse dans votre travail, votre suivi administratif est sans faille
• De nature autonome et ayant le sens des initiatives, vous êtes réactif.ve et avez un bon sens de l’anticipation
• Vous disposez de bonnes capacités d’organisation et d’une vision d’ensemble des dossiers
• Vous avez un sens de l’écoute et de la communication et témoignez de bonnes qualités relationnelles en français (éventuellement en anglais)
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques usuels sur Microsoft (Word, Excel, PPT, internet, Outlook, etc.)
• Une bonne connaissance du milieu académique ou des hautes écoles, ou encore du domaine hospitalier ou en particulier du CHUV, est souhaité.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Mme Elena Martinez, Adjointe de direction, au 021 314 85 55 (absente entre le 5 et le 14 juillet).

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à Écrire un email, soit par téléphone au 021 314 85 70

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.