Secrétaire coordinateur ou coordinatrice - 90%

Secrétaire coordinateur ou coordinatrice - 90%

• Temps partiel
• Type de contrat HUG: CDI
• Département: Département de psychiatrie

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Comptant près de 1’100 collaboratrices et collaborateurs, le Département de psychiatrie répond à une triple mission portant sur le traitement des troubles psychiques, la formation et la recherche. Le département offre des soins psychiatriques hospitaliers, ambulatoires et mobiles de haute qualité aux patients adultes résidant dans le Canton de Genève dans le cadre d’une mission de santé publique. Les soins proposés intègrent le diagnostic et traitement biologique, psychothérapeutique et social.

Le Service de psychiatrie gériatrique propose des traitements psychiatriques, psychosociaux et psychothérapeutiques à la population âgée du canton de Genève dans le cadre d'une mission de service public. Le service contribue à la prévention des maladies mentales et aux conséquences psychosociales des troubles psychiatriques en collaboration avec différents partenaires.

Description du poste

Dans le cadre de vos activités, vous gérez le secrétariat médical et administratif d'une entité ambulatoire composée de plusieurs programmes de soins, au sein d'une équipe multidisciplinaire du Service de psychiatrie gériatrique, selon les directives et applications informatiques spécifiques institutionnelles des HUG.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique des patients et patientes en contrôlant leurs données administratives, tout en vous assurant des exigences institutionnelles et médico-légales en vigueur.

Vous vous occupez de l'ouverture, de la constitution, de la mise à jour et de la clôture du dossier médical patient.

Ainsi, vous gérez et informez toute la documentation indispensable des dossiers informatisés administratifs (sous DPA) et médicaux des patients et patientes (éventuellement vous dactylographiez sous dictée des rapports médicaux et des résumés d'intervention ambulatoire du Programme de jour – sous DPI). Vous effectuez également la saisie et le contrôle de la facturation des prestataires sous Opale.

Vous avez aussi pour mandat la gestion entière des rapports aux différents partenaires externes (assurances, caisses maladies, OCAS, tribunaux…) en coordination avec le médecin en charge (tenue des délais rigoureuse), ainsi que le stock de matériel et formulaires divers (sous E-Procurement/Qualiac). Vous rédigez la correspondance courante et accomplissez d'autres tâches de secrétariat spécifique.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente dans le domaine du secrétariat médical.

Vous disposez d'une expérience réussie dans la gestion d'un secrétariat médical. Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL base sur Word et Excel) ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG, tels que DPI, DPA, OPALE, GRECO 2, e-Procurement et e-Process.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Personne ponctuelle, flexible, autonome et fiable, vous avez le sens de l'organisation et des priorités et vous faites preuve d'une très forte résistance au stress. Vous êtes à l'aise à gérer une forte charge de travail, tout en étant fortement sollicité-e pour diverses demandes. Empathique, vous aimez les contacts humains et faites preuve de tact lors de situation sensible.

Vous avez la motivation à acquérir de nouvelles connaissances et à vous investir dans la fonction. Vous avez une facilité à travailler avec des équipes multidisciplinaires et faites preuve d'un bon esprit d'équipe.

Vous vous déplacez dans le canton de Genève selon les besoins du département.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 90%
• Classe de fonction : 10
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 13.08.2024
• Demande de renseignements : Mme Monaco Barbara, cheffe de secrétariat, tél. 022 305 49 24
• Le cahier des charges est disponible auprès de RH.DPSY@hcuge.ch.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.