HR Sachbearbeiter:in im Support Team der HR Administration (m/w/d)

Die Abteilung HR Administration ist beim Schulleitungsbereich des Vizepräsidiums für Personalentwicklung und Leadership (VPPL) angesiedelt und vereint die Bereiche HR Payroll, Digitalisierung, Systeme und Daten und HR Administration. Das Team HR Administration Support ist ein zentrales Team in der Abteilung HR Administration und wickelt selbständig die zentralisierten Tätigkeiten der Personalsachbearbeitung sowie neue, themenbasierte Prozesse ab.

Als Teil des VPPL stehen wir für eine inklusive Kultur und Leadership ein, begegnen unseren Mitmenschen auf Augenhöhe, übernehmen gerne Verantwortung, denken und arbeiten vernetzt und haben eine Leidenschaft für innovative Ansätze – dies mit Mut und Leichtigkeit. Unsere Vision: Gemeinsam befähigen wir Menschen, das Potenzial ihrer selbst und anderer zu entfalten. Hier gelangen Sie zu einem kurzen Video-Interview mit unserer Vizepräsidentin Julia Dannath.

Für unser HR Administration Support Team suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine:n HR Sachbearbeiter:in (m/w/d).

In dieser Funktion übernehmen Sie die Verantwortung für die Erledigung aller zentralisierten Prozesse und erledigen diese selbständig sowie mit hoher Qualität. Die Aufträge für das zentrale Team erfolgen via System (ETHIS) oder per Email von der HR Sachbearbeitung. Dafür pflegen Sie aktiv die Beziehungen innerhalb der HR Administration sowie zu den internen HR Fachstellen. Ihr Aufgabengebiet beinhaltet folgende Tätigkeiten:

• Abwicklung von elektronisch eingehenden, administrativen Personalprozessen im SAP basierten ETHIS-Portal sowie in der Personaldatenerfassung im SAP HR Modul; Prozesse sind Arbeitsbewilligung einreichen, Überprüfung der notwendigen Dokumente und Datenanalyse zu weiteren Nationalitäten, Aufenthaltsstatus, freiwillige Sparbeiträge, Zivilstand, Nebentätigkeit, Gästemanagement
• Überprüfung der Dokumentenvollständigkeit: Fehlende Dokumente für die Abwicklung der zentralen Prozesse bei den Mitarbeitenden via E-Mail einfordern, Fallüberwachung sowie Erinnerungen versenden, wenn das notwendige Dokument nicht eintrifft.
• Erstellen von Arbeitsbestätigungen in deutscher und englischer Sprache sowie Versand des Dokumentes
• Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, Zwischenverdienste inkl. Beilagen und Versand der Dokumente
• Personaladministration von Eintritt bis Austritt inkl. Einholen der Arbeitsbewilligung für die Lehrbeauftragten
• Kontaktperson für die Abteilung Raum- und Stundenplanung (Auftraggeber für Lehrbeauftragte) für die Anstellungen von Lehrbeauftragten sowie für sämtliche Fragen von Lehrbeauftragten zu HR Themen
• Kontaktperson für Anfragen von Mitarbeitenden und Vorgesetzten zum Thema Nebenbeschäftigungen
• Versand von Lohnabrechnungs- und Lohnausweiskopien
• Versand von manuellen Erinnerungsmails anhand einer Excel Liste an Mitarbeitende, bei welchen Dokumente fehlen
• Scanning von Dokumenten wie z.B. Arbeitsverträge sowie Archivierung im elektronischen Personaldossier
• Stellvertretung im Team

Sie verfügen über:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung als Personalsachbearbeiter:in von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Anwenderkenntnisse von SAP-HR von Vorteil
• Vertiefte MS Office Kenntnisse

Sie arbeiten:

• Dienstleistungsorientiert
• Verantwortungsbewusst
• Sehr selbständig, strukturiert, exakt und effizient

Sie haben:

• Interesse an HR-Fachthemen
• Eine vernetzte Denkweise
• Verstehen es, mit schwankendem Volumen umzugehen
• Eine offene, überzeugende und kundenorientierte Art
• Freude im Umgang mit Menschen und am Arbeiten in einem kleinen Team sowie digital
• Die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen und können den Überblick der verschiedenen Auftragskanäle bewahren

• Wir unterstützen uns bei herausfordernden Fragestellungen und der Humor kommt nicht zu kurz
• Unsere Arbeitszeiten sind flexibel, die Büroräumlichkeiten modern und die Möglichkeit für Home-Office ist für uns selbstverständlich
• Der LifeLong Learning Hub (L3H) unterstützt Sie dabei, ein kontinuierliches Lernen in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Mit dem L3H schaffen wir einen Raum, in dem alle ETH-Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, selbstgesteuert und flexibel auf eine Vielzahl von Lerninhalten zuzugreifen – abgestimmt auf ihre individuellen Bedürfnisse
• Freuen Sie sich auf ein spannendes Arbeitsumfeld, kulturelle Vielfalt sowie attraktive Angebote und Vergünstigungen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Diplomen und Arbeitszeugnissen

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über die Abteilung HR Operations finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Séverine Schneider, Leiterin Personaladministration, Tel. +41 44 632 63 17 oder E-Mail E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlung gelten die AGB der ETH Zürich.