Responsable Administratif et Communication (Office Manager)

À propos de nous :
Nous sommes une clinique dynamique et innovante à la recherche d'un(e) Responsable Administrative et Communication pour renforcer notre équipe. Nous valorisons l'excellence, l'autonomie et l'amélioration continue, offrant un environnement de travail stimulant où chaque membre joue un rôle crucial dans notre succès.

Description du poste :
Le/la Responsable Administrative et Communication aura un rôle central dans la gestion des opérations administratives, la supervision du personnel et le développement de la communication de la clinique. Vous serez également impliqué(e) dans des projets spécifiques visant à améliorer nos processus internes.

Responsabilités :

Recrutement et Gestion du Personnel :

• Tri des CVs, gestion des candidatures et conduite des entretiens préliminaires.
• Coordination avec les agences de recrutement pour les nouvelles embauches.
• Suivi du cycle de vie des employés : gestion des documents d'embauche, suivi des évaluations, gestion des certificats, etc.
• Encadrement des secrétaires, stagiaires et apprentis, et supervision de leurs tâches quotidiennes.

Communication et Marketing :

• Mise à jour et optimisation continue du site web de la clinique.
• Gestion des réseaux sociaux, notamment LinkedIn, pour renforcer la visibilité et élargir le réseau.
• Gestion de la présence Google Business : augmentation des avis clients et gestion des interactions en ligne.
• Création de matériel publicitaire et gestion des campagnes marketing (flyers, posts, etc.).

Gestion Administrative :

• Supervision des tâches de secrétariat, vérification de l’exécution des tâches dans les délais impartis.
• Gestion des factures via le système TArmed, suivi des impayés, optimisation de la comptabilité.
• Organisation des réunions : planification, prise de procès-verbaux, suivi des actions décidées.
• Collaboration étroite avec la direction pour proposer des améliorations aux processus existants.

Projets Spécifiques :

• Analyse des processus internes pour identifier les problèmes et proposer des solutions.
• Présentation de propositions d'amélioration continue à la direction.

Profil recherché :

• Expérience avérée en gestion administrative, communication et support exécutif de haut niveau.
• Compétences solides en gestion du personnel, y compris le recrutement, gestion des documents d'embauche et supervision quotidienne.
• Expertise en gestion de la communication digitale et des réseaux sociaux professionnels.
• Expérience dans la gestion de la comptabilité, y compris la facturation et le suivi des impayés.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Office 365, G-Suite) et capacité à gérer des systèmes de classement efficaces.
• Expérience en organisation d'événements et gestion de projets complexes.
• Trilingue français, anglais, serbe, ou toute autre combinaison linguistique pertinente.

Pourquoi nous rejoindre :

• Jouez un rôle clé dans une organisation en pleine croissance.
• Travaillez dans un environnement collaboratif et dynamique.
• Bénéficiez de possibilités de développement professionnel et de carrière à long terme.