Residence Manager and Chef, Residence of the British Ambassador, Bern, Switzerland

The British Embassy in Berne is part of a worldwide network representing British political, economic and consular interests overseas. We are looking for a Residence Manager and Chef to lead the team at the British Ambassador’s Residence who deliver our official events at the Residence and the Embassy.

The Ambassador’s Residence supports the work of The British Embassy’s foreign policy objectives and UK interests. This includes events and entertainment in order to build and maintain a network of senior and influential contacts; hospitality and corporate events to promote British business interests and highlight co-operation.

This is an excellent opportunity for a dynamic hospitality professional, with a passion for cooking and an interest in deploying and developing their management and leadership skills and experience in a unique high-profile environment, and to play a vital role in the day-to-day running of the Ambassador’s Residence in Berne.

Die britische Botschaft in Bern ist Teil eines weltweiten Netzwerks, das die politischen, wirtschaftlichen und konsularischen Interessen des Vereinigten Königreichs im Ausland vertritt. Wir suchen einen Residenzmanager und Küchenchef zur Leitung des Teams, welches die offiziellen Veranstaltungen an der Residenz sowie an der Botschaft durchführt.

Die Botschafts-Residenz dient als Austragungsstandort für hochrangige Meetings und diverse Veranstaltungen, welche die außenpolitischen Ziele der britischen Botschaft und die Interessen des Vereinigten Königreichs unterstützen. So werden einflussreiche Kontakte aufgebaut und gepflegt, Gäste bewirtet, britische Geschäftsinteressen gefördert und die Verbindungen zwischen der Schweiz und dem Vereinigten Königreich gestärkt.

Dies ist eine einmalige Gelegenheit für einen dynamischen Gastgewerbeprofi mit Leidenschaft für das Kochen. Ausserdem bietet die Stelle die Gelegenheit, Management- und Führungsfähigkeiten bzw. -erfahrungen in einem einzigartigen, gehobenen Umfeld einzusetzen und weiterzuentwickeln sowie eine wichtige Rolle im täglichen Betrieb der Botschaftsresidenz in Bern einzunehmen.

The Residence Manager and Chef position has overall responsibility for ensuring that the Residence is well-managed and that the events and services provided to the Ambassador’s guests are delivered to the highest possible standard. It combines three principle responsibilities:

• Head Chef and kitchen (50%). You will have responsibility for managing the Residence kitchen, including; developing and preparing menus; cooking for official events (breakfasts, lunches, dinners, apéros, receptions and events such as the annual King’s Birthday Party – the UK National Day), as well as private meals for the family up to three times a week; managing the food orders and keeping the kitchen well maintained. 

• Events (25%): you will plan for, prepare and oversee the use of the Residence for official entertainment, meetings with the Ambassador and accommodation of official senior visitors, in coordination with the Ambassador’s Executive Assistant and supported by the experienced Head of Housekeeping and Service, including:
  • Management and leadership of Residence and staff team (25%): You will lead on overall management of the Ambassador’s Residence, including working closely with the Facilities Manager in their maintenance of the Residence as an effective and presentable representational facility supervision, and line management of the Residence staff including the experience Head of Housekeeping and Service, the Residence cleaner and the Residence Hospitality Intern, in addition to any temporary staff that may from time to time be employed for the Residence to support events, including:
  • Keeping the Ambassador fully informed of developments affecting the running of the house.

• Liaising with the Ambassador, his Executive Assistant and relevant Embassy colleagues to agree plans for official entertainment taking place at the Ambassador’s Residence as well as at the British Embassy. This includes but is not limited to, controlling guest lists and issuing invitations, planning table arrangements, hiring equipment, and hiring casual event staff, who work under the Residence Manager’s and Head of Housekeeping and Service’s supervision including set-up, event service and post-event clear up and cleaning;
• Coordinating arrangements for all official visitors staying at the Residence, ensuring that rooms are prepared for overnight guests and the highest levels of service are provided, and that all visitors receive a warm welcome and are made to feel comfortable and at home;
• Preparing quotes and invoices for events;
• Preparing budget forecasting for the Ambassador’s business hospitality and representational funds alongside the Executive Assistant and Head of Corporate Services.
• Reviewing furnishing, decoration and equipment requirements with the Facilities Manager and the Corporate Services Team and ensuring that the inventory is kept up to date;
• Ensuring the Residence and grounds are kept in optimal repair. Identifying and reporting repair/improvement work and ensuring the highest standards of cleanliness, hygiene and presentation at all times;
• Liaising with the security team to ensure effective security of the Residence and grounds is maintained at all times.
• Day-to-day supervision and management of the Residence staff in the preparation of the Ambassador’s Residence for functions and overnight guests;
• Leading, motivating and empowering the team, setting direction and promoting best practice. Providing support and direction to the team as necessary. Ensuring that Residence staff receive adequate and regular training to undertake their duties.
• Managing staff performance and completing annual appraisals on time and to prescribed standards;
• Ensuring effective deployment of staff resources, clear forward planning and flexible delivery in line with operational requirements.

The nature of the job requires you to be approachable, professional, flexible, and able to multi-task. We are looking for an energetic self-starter who can work independently as well as part of a team.

The Residence is also the home of the Ambassador and family, and his privacy must be protected. It is essential that the house and grounds are well-run to support all these activities, projecting a positive image of the UK, and demonstrating high standards, excellent service and value for money. The jobholder will work closely with the Ambassador, and entire Embassy team especially the Corporate Services team.

Essential qualifications, skills and experience

• Fluency at C1 level in English and proficiency in either German or French (written and spoken, minimum of C1 level for CEFR framework)
• Experience in running and working in a diplomatic residence, luxury hotel or restaurant setting or a similar medium/large operation, with experience in cooking and event management and with a strong customer focus;
• Proven people management skills and able to effectively prioritise, with a proven ability to work under pressure with limited supervision and to make decisions when appropriate in line with steers from the Ambassador and the Ambassador’s Executive Assistant;
• A proactive self-starter who is able to delegate as appropriate to their team to deliver projects effectively;
• Excellent interpersonal and organisational skills. Able to collaborate effectively, supportively and respectfully with colleagues, both individually and in teams;
• Ability and desire to demonstrate high standards and a strong attention to detail;
• Has a high standard of personal presentation and is able to act with discretion at all times;
• Flexibility in terms of working hours and duties – the jobholder should be prepared to work evenings and occasional weekends in support of events hosted by the Ambassador and Embassy;
• Strong IT and digital skills, Office 365 etc.

Desirable qualifications, skills and experience:

• A thorough knowledge and understanding of protocol issues would be extremely advantageous. The Residence receives high-profile government, political and business personalities.

Auf Deutsch

Der/die Residenzmanager_in und Küchenchef_in trägt die Gesamtverantwortung dafür, dass die Residenz einwandfrei geführt wird und dass die Veranstaltungen und Dienstleistungen für die Gäste des Botschafters auf höchstem Niveau erbracht werden. Die Rolle umfasst drei Hauptaufgaben:

- Chefkoch und Küche (50%). Sie sind verantwortlich für die Leitung der Residenzküche, einschließlich der Kreation und Vorbereitung von Menüs, der Zubereitung von Speisen für offizielle Veranstaltungen (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Apéros, Empfänge und Veranstaltungen wie die jährliche King's Birthday Party - der britische Nationalfeiertag) sowie bis zu dreimal wöchentlich für private Mahlzeiten für die Botschafterfamilie. Sie verwalten die Essensbestellungen und halten die Küche sauber und funktionstüchtig.

- Veranstaltungen (25 %): In Abstimmung mit dem Executive Assistant des Botschafters und unterstützt durch den erfahrenen Head of Housekeeping and Service sind Sie verantwortlich für die Planung, die Vorbereitung sowie die Nutzung der Residenz für offizielle Veranstaltungen und Meetings mit dem Botschafter. Dies beinhaltet unter anderem die folgenden Tätigkeiten:

- Abstimmung mit dem Botschafter, seinem Executive Assistant und den zuständigen Botschaftsmitarbeitendenzur Vereinbarung von Plänen für offizielle Veranstaltungen in der Residenz des Botschafters und in der britischen Botschaft. Dazu gehören unter anderem die Kontrolle der Gästelisten und die Ausstellung von Einladungen, die Planung der Tischordnung, die Anmietung von Ausrüstung und die Anstellung von Aushilfspersonal, das unter der Aufsicht des Residenzmanagers und des Leiters für Hauswirtschaft und Service arbeitet, einschließlich des Aufbaus, des Veranstaltungsservices und der Aufräum- und Reinigungsarbeiten nach der Veranstaltung;

- Koordinierung der Vorkehrungen für alle offiziellen Besucher, die in der Residenz übernachten, wobei sichergestellt wird, dass die Zimmer für die Übernachtungsgäste vorbereitet sind und ein Höchstmaß an Service geboten wird, und dass alle Besucher herzlich empfangen werden und sich wohl und wie zu Hause fühlen;

- Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen für Veranstaltungen;

- Erstellung von Haushaltsvoranschlägen für die offizielle Bewirtung des Botschafters und für Repräsentationszwecke in Zusammenarbeit mit der Executive Assistant und dem Corporate Services Manager.

- Management und Führung der Residenz und des Teams (25%): Sie leiten das Gesamtmanagement der Botschaftsresidenz und arbeiten dabei eng mit dem Facility Manager zusammen, um die Residenz als effiziente und repräsentative Einrichtung aufrecht zu erhalten. Sie beaufsichtigen und führen das Personal der Residenz, einschließlich des erfahrenen Head of Housekeeping and Service, der Reinigungskraft der Residenz und der Praktikantin für Gastfreundschaft in der Residenz, zusätzlich zu allen Aushilfskräften, die ab und zu für die Residenz zur Unterstützung von Veranstaltungen eingestellt werden können:

- Überprüfung des Bedarfs an Möbeln, Dekoration und Ausrüstung mit dem Facility Manager und dem Corporate Services Team und Sicherstellung, dass das Inventar auf dem neuesten Stand gehalten wird;

- Sicherstellung, dass die Residenz und das Gelände in optimalem Zustand gehalten werden. Ermittlung und Meldung von Reparatur-/Verbesserungsarbeiten und Sicherstellung, dass jederzeit die höchsten Standards hinsichtlich Sauberkeit, Hygiene und Erscheinungsbild eingehalten werden;

- Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsteam, um sicherzustellen, dass die Sicherheit der Residenz und des Geländes zu jeder Zeit gewährleistet ist.

- Umfassende Aufklärung des Botschafters über Entwicklungen, die sich auf den Betrieb des Hauses auswirken.

- Tägliche Beaufsichtigung und Führung des Residenzpersonals bei der Vorbereitung der Residenz für Veranstaltungen und das Eintreffen von Übernachtungsgästen;

- Führung, Motivation und Befähigung des Teams, Vorgabe von Leitlinien und Förderung bewährter Verfahren. Unterstützung und Anleitung des Teams bei Bedarf. Sicherstellen, dass das Personal der Residenz angemessen und regelmäßig unterstützt und gefördert wird, um seine Aufgaben erfüllen zu können;

- Verwaltung der Leistung des Personals und rechtzeitige Durchführung der jährlichen Beurteilung nach den vorgeschriebenen Standards;

- Sicherstellung eines effektiven Einsatzes der Personalressourcen, einer klaren Vorausplanung und einer flexiblen Bereitstellung im Einklang mit den betrieblichen Anforderungen.

Die Art der Tätigkeiten erfordert, dass Sie zugänglich, professionell und flexibel sind und mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen können. Wir suchen eine_n energiegeladene_n Selbstständige_n, der/die sowohl unabhängig als auch im Team arbeiten kann.

Die Residenz ist auch der Wohnsitz des Botschafters und seiner Familie, und seine Privatsphäre muss geschützt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Haus und das Gelände gut geführt werden, um all diese Aktivitäten zu unterstützen, ein positives Bild des Vereinigten Königreichs zu vermitteln und einen hohen Standard, einen ausgezeichneten Service und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten. Der/die Stelleninhaber_in wird eng mit dem Botschafter und dem gesamten Team der Botschaft zusammenarbeiten, insbesondere mit dem Corporate Services Team.

Wesentliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen:

- Fliessende Beherrschung der englischen Sprache auf C1-Niveau und Beherrschung der deutschen oder französischen Sprache (in Wort und Schrift, mindestens C1-Niveau gemäss CEFR)

- Erfahrung in der Führung von sowie der täglichen Arbeit an einer diplomatischen Residenz, einem Luxushotel oder einem Restaurant bzw. einem ähnlichen mittleren/großen Betrieb, mit Erfahrung in der Küche und im Veranstaltungsmanagement sowie eine starke Kundenorientierung;

- Nachgewiesene Fähigkeiten im Umgang mit Mitarbeitenden und Gästen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, sowie die nachgewiesene Fähigkeit, unter Druck mit begrenzter Aufsicht zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen, wenn dies im Einklang mit den Anweisungen des Botschafters und dessen Executive Assistant erforderlich ist;

- Eigeninitiative und Bereitschaft, Ihrem Team die erforderlichen Aufgaben zu übertragen, um Projekte effizient durchzuführen;

- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten. Fähigkeit zur effektiven, unterstützenden und respektvollen Zusammenarbeit mit Kollegen_innen, sowohl einzeln als auch im Team;

- Die Fähigkeit und das Bestreben, hohe Standards zu erreichen und ein Auge fürs Detail

- Gepflegte Erscheinung und ein hohes Mass an Diskretion

- Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und Aufgaben - der/die Stelleninhaber_in sollte bereit sein, abends und gelegentlich an Wochenenden zu arbeiten, um Veranstaltungen des Botschafters und der Botschaft zu unterstützen;

- Gute IT-Kenntnisse, Beherrschung von MS Office und Internetanwendungen.

Wünschenswerte Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen:

- Grundkenntnisse und ein Verständnis für protokollarische Fragen wären von grossem Vorteil. Die Residenz empfängt hochrangige Persönlichkeiten aus Regierung, Politik und Wirtschaft.

Entscheidende Verhaltensweisen:

- Das große Ganze sehen - Verstehen, wie Ihre Rolle zu den organisatorischen Zielen passt und diese unterstützt. Erkennen der allgemeinen Prioritäten des öffentlichen Dienstes und Sicherstellung, dass die Arbeit im Einklang mit den Interessen des Vereinigten Königreichs steht.

- Wirksame Entscheidungen treffen - Beweise und Wissen nutzen, um genaue, fachkundige Entscheidungen und Ratschläge zu unterstützen. Sorgfältige Abwägung alternativer Optionen, Auswirkungen und Risiken von Entscheidungen.

- Pünktlich liefern - Verantwortung für die rechtzeitige und qualitativ hochwertige Lieferung von Ergebnissen übernehmen und dabei zielgerichtet vorgehen.

- Hohe Dienstleistungsqualität - Erreichen der Dienstleistungsziele mit professioneller Exzellenz, Fachwissen und Effizienz unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Kundenbedürfnisse.