Office Manager:in (m/w/d)

Das Institut für Maschinelles Lernen gehört zum Departement Informatik an der ETH Zürich und bietet ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld.

Sie werden Teil des Admin Teams des Instituts und werden drei Professorinnen und ihre Gruppen bei ihrer Arbeit in vielfältigen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützen. Ihr Aufgabengebiet umfasst die Bereiche Finanzen (Mittelverwaltung und -budgetierung, Rechnungen, Spesen, Projektbetreuung inkl. Reporting) und Personal (Ein- und Austritte, Unterstützung der Forschungsgruppen und ihrer Professoren in administrativen Fragen im Tagesgeschäft, Personalmutationen und Betreuung von akademischen Gästen). Weitere Aufgaben sind z.B. Terminverwaltung, Beschaffung, Organisation von Dienstreisen und von Veranstaltungen der Gruppen und des Institutes (wie Seminare, Kolloquiuen, Personalanlässe und Retreats). Wir gehen davon aus, dass der Beschäftigungsgrad später auf 80%-100% erhöht werden kann.

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und haben Erfahrungen im universitären Bereich.
• Neben stilsicherem Deutsch sind sehr gute Englischkenntnisse Voraussetzung, da die Kommunikation innerhalb des Institutes in englischer Sprache erfolgt.
• Sie sind engagiert, verantwortungsbewusst und proaktiv.
• Das Arbeiten im Team macht Ihnen Freude und Sie bringen die dafür notwendige Sozialkompetenz und die kommunikativen Fähigkeiten mit. Sie tragen mit Ihrer Arbeit zu einer guten Atmosphäre innerhalb der Gruppen und am Institut bei.
• Details ernst nehmen und dabei trotzdem den Überblick behalten ist für Sie eine ansprechende Herausforderung. Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität helfen, dem Arbeitsalltag gerecht zu werden.

Sie sind sowohl in Ihren Arbeitsgruppen (Professorinnen, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch in den Office Manager Teams innerhalb des Institutes und des Departements integriert. Dort wird ein regelmässiger Austausch untereinander gepflegt und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre.

Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen und flexibel handhaben. Familien und besondere Randbedingungen finden Berücksichtigung.

Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Zwei Referenzen

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut für Maschinelles Lernen finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte stehen Ihnen Frau Rita Klute Tel. 044 632 64 96 oder E-Mail E-Mail schreiben und Frau Paulina Motyka Tel. 044 632 57 79 oder E-Mail E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.