Mitarbeiter*in Administration Stab Betreuung Bundesasylzentren 80%
Die Abteilung Betreuung Bundesasylzentren (BEB) ist im Auftrag des Staatssekretariats für Migration (SEM) für die Betreuung der Bundesasylzentren in den Asylregionen Zürich, Ostschweiz, Zentralschweiz und Tessin verantwortlich.
Der Stab BEB organisiert unter anderem interne Weiterbildungen für Mitarbeitende der Kollektivunterkünfte der AOZ. Des Weiteren ist der Stab BEB zuständig dafür, dass übergeordnete QM-Vorgaben in den Zentren umgesetzt werden. Sie unterstützen den Stab BEB im Rahmen unten genannter Aufgaben.
Eintritt: per sofort oder nach Vereinbarung
Der Stab BEB organisiert unter anderem interne Weiterbildungen für Mitarbeitende der Kollektivunterkünfte der AOZ. Des Weiteren ist der Stab BEB zuständig dafür, dass übergeordnete QM-Vorgaben in den Zentren umgesetzt werden. Sie unterstützen den Stab BEB im Rahmen unten genannter Aufgaben.
Eintritt: per sofort oder nach Vereinbarung
Ihre Aufgaben
- Sie sind zuständig für die direkte administrative und koordinative Unterstützung der Leitung Stab BEB sowie für die Sicherstellung eines nachhaltigen Wissensmanagements.
- Sie erledigen diverse administrative Tätigkeiten, wie das präzise Führen von Listen oder Datenkontrollen zur Sicherstellung der Korrektheit und Aktualität von Informationen, etc.
- Sie koordinieren Termine und repräsentieren den Stab BEB bei Sitzungen oder in Weiterbildungen.
- Sie betreuen das gemeinsame Ablagesystem.
- Sie unterstützen die Einhaltung von Qualitätsmanagement- und CI/CD-Vorgaben und arbeiten im Qualitätsmanagement mit (bspw. Zeichnen von Prozessdarstellungen, Vorbereiten von Präsentations-Slides).
- Sie übernehmen weitere Aufgaben innerhalb unseres breiten Aufgabenfeldes je nach Bedarf und Interesse, wie zum Beispiel die Unterstützung der Einführung eines neuen Administrationstools in den Zentren (Support).
- Arbeitszeiten idR.: Montag bis Freitag 08.00 bis 17.00 Uhr
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im sozialen Bereich
- Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere hohe Gewandtheit im Umgang mit Word, Excel und PowerPoint
- Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse (Niveau Muttersprache), Italienischkenntnisse von Vorteil
- Fähigkeit zielgruppengerecht zu kommunizieren, Diskretion und hohe Dienstleistungsorientierung wie auch Flexibilität
- Freude sich proaktiv einzubringen, Handlungsbedarf zu erkennen sowie eine hohe Qualität zu gewährleisten (z.B. Form der Kommunikation, der Datensicherung, best-practice etc.)
- Lust ein wichtiger Teil eines jungen und dynamischen Teams zu sein
Wir bieten Ihnen
- Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
- Mobiles Arbeiten nach Möglichkeit und Absprache
- 4 Wochen Ferien, zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
- Wahlweise mit Beitrag an Verpflegungskosten (Lunch Checks)
- Diverse Vergünstigungen, z.B. bei Mobility Carsharing, Mobile Abos, Cornercard Kreditkarten
Ihr Arbeitsort
Eggbühlstrasse 15, 8050 Zürich, Schweiz
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