Legacies Officer

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l'homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l'appartenance politique (Charte de MSF).

Le-la Legacies Officer est rattaché-e à la cellule Recherche de fonds grand public, l’une des 4 cellules du « Pôle Fundraising » au sein du département Communication et Recherche de Fonds de MSF Suisse. Le-la Legacies Officer est responsable du suivi administratif des dossiers legs et collabore et donne soutien à le.la coordinateur-trice de l’équipe legs pour assurer la gestion optimale des donations legs faites à MSF.

• Vous contribuez à l'optimisation de la gestion des donations legs. Vous êtes le garant-e d'une gestion administrative et juridique rigoureuse des dossiers de legs. Vous êtes en lien avec les différents partenaires tels que les notaires, les avocats, les administrations et pouvez intervenir auprès de testateurs potentiels lors d'un premier contact par téléphone. Vous collaborez avec les notaires et avocats pour administrer les dossiers legs et héritages en Français et Allemand et participez à la cultivation de la relation avec les testateurs en Suisse romande et alémanique.
• Vous êtes en charge aussi de renseigner la base de données concernant tous les nouveaux cas de succession ainsi que toutes les personnes intéressées par les successions. Vous veillez à ce que tous les legs faits à MSF soient reçus et optimisés en toute sécurité. Appliquez les processus et procédures liés aux héritages (acceptation, décisions judiciaires, etc.). Assurez le suivi financier avec le/la Coordinateur-trice Legs.
• Pour toutes les activités en lien avec les legs et héritages vous veillez à mettre la base données donateurs à jour en créant de nouveau profil ou en actualisant les dossiers existants.
• Vous veillez que les processus liés à l’envoi des brochures legs, des courriers à l’externe, des lettres de remerciements, de la numérisation des courriers entrants, la validation des dons, l’ouverture de nouveaux dossiers ainsi que le classement et l’archivage des dossiers clôturés soient bien réalisés de manière hebdomadaire par vous-même et avec le legacies assistant.
• Vous travaillez en collaboration avec le-la Legal Legacy Specialist dans la gestion et le suivi des dossiers.
• Vous coordonnez les activités du Legacies Assistant et veillez à la qualité de son travail.

Dans vos responsabilités, vous êtes aussi amené à :

• Participer à la phase préparatoire des évènements donateurs et êtes en charge de l’organisation de l’évènement (location de salle, gestion du catering…).
• Collaborer avec le service des finances de MSF Suisse pour la gestion des dossiers de legs et héritages ainsi que pour l'établissement des provisions annuelles des dossiers dont vous avez la responsabilité.
• Pour finir, nous attendons de le-la Legacies Officer qu’il-elle soit en charge d’extraire les indicateurs de performance de la base de données en vue d’établir un rapport mensuel.

Education

• Diplôme universitaire ou formation équivalente
• Connaissance du droit de successions est un atout

Expérience

• Expérience préalable dans des fonctions similaires ou administrative dans les domaines du marketing, de la communication, de la comptabilité ou du droit
• Expérience préalable avec MSF ou une autre ONG / Organisation internationale est un plus

Compétences Techniques

• Grande attention aux détails
• Excellentes connaissances en informatique, navigation Internet, logiciels de bureau
• Connaissances du système juridique et politique suisse, notamment dans le domaine du droit de la succession est un atout

Langues

• Bilingue Allemand, Français
• Maîtrise orale et écrite de l’anglais
• Italien, niveau B2 requis

Qualités personnelles

• Capacité à respecter les délais
• Autonome, enthousiaste, dévoué-e, motivé-e, orienté-e résolution de problèmes, intègre facilement une équipe
• Flexibilité, capacité à s'adapter à des situations variées et être souple, agile, s'adapter à une situation imprévue
• Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue
• Capacité à être proactif, à initier, à imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou pour améliorer une situation
• Des solides compétences en communication interpersonnelle et une aptitude à interagir avec des familles endeuillées
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
• Intérêt, compréhension et engagement vis-à-vis des principes humanitaires et des valeurs MSF

• Poste à temps partiel 80% (32h/semaine)
• Contrat à durée indéterminée
• Lieu de travail : Genève
• Date de début idéale : 09.09.2024
• Salaire annuel brut (à 80%) : de CHF 69’206,40.- à CHF 79’689,60.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e
  pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.

Les candidats soumettent leur candidature en respectant les conditions requises : CV 2 p. max. - lettre de motivation 1p. max. - en Français ou anglais.

La date limite pour postuler est le 4 août 2024.

Nous nous réservons le droit de clôturer le poste de manière anticipée si nous estimons que la quantité et la qualité des candidatures reçues sont suffisantes.

Les candidatures seront traitées de manière confidentielle.

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Seules les candidatures soumises sur nos plateformes de recrutement seront prises en considération.

Veuillez noter que nous ne souhaitons pas utiliser les services d'agences de recrutement ou de placement.

Chez MSF, nous nous engageons à avoir une culture inclusive qui encourage et soutient les diverses voix de nos membres du personnel. Nous nous efforçons de créer des lieux de travail où des équipes de personnes d’origines diverses, avec des caractéristiques, des perspectives, des idées, des expériences différentes travaillent ensemble pour la mission sociale de MSF ; leur but étant de d’obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous accueillons les candidatures de personnes de tout sexe, tout âge, toute orientation sexuelle, origine ethnique, religion, croyance, capacité et toute autre caractéristique de diversité.

MSF ne tolère ni l'exploitation et les abus sexuels, ni aucune autre forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification de leurs références.