Executive PA | Family Office 80%

Unser Klient. Ein Family-Office in Zürich, dessen Tätigkeitsschwerpunkt in der Vermögensverwaltung, Stiftungsarbeit sowie in der Unterstützung des Principals in geschäftlichen und privaten Anliegen liegt. Wir suchen eine vertrauenswürdige Executive Assistant, die Integrität und Professionalität als Grundlage ihrer Arbeit sieht und ihren Beruf mit viel Passion und Dienstleistungsverständnis ausübt. Der Arbeitsplatz befindet sich zentral gelegen in Zürich. Das Arbeitspensum liegt aufs Jahr gerechnet bei 80 Stellenprozent und kann je nach Präsenz des Principals leicht schwanken.

Die Position. Es handelt sich um eine Vertrauensstellung, die ein Höchstmass an Eigenverantwortung und selbständigem Handeln erfordert. Folgende Hauptaufgaben bestimmen Ihren Arbeitsalltag: Unterstützung des Principals in sämtlichen geschäftlichen Aktivitäten, umfassendes Termin- und Reisemanagement sowie Administration von «Private Family Affairs». Sie konzentrieren sich vorwiegend auf eine Person und bieten 360° Support rund um Planung und Koordination und Kommunikation. Dabei navigieren sicher zwischen den unterschiedlichsten Themenfeldern –diese sind breit gefächert und werden Sie begeistern! Sie halten alle Fäden in der Hand und lenken das Tagesgeschäft vorausschauend. Unentbehrlich dafür ist ein proaktives Termin-, Zeit- und Projektmanagement. Es handelt sich um eine langfristig ausgerichtete Position, bei der Sie nicht nur Einblick in das interessante Geschäftsportfolio erhalten, sondern auch aktiv eingebunden werden.

Ihr stetiges Mitdenken ist von zentraler Bedeutung und macht das Navigieren zwischen den vielen Verpflichtungen des Principals um vieles leichter. Darüber hinaus kommunizieren Sie sicher und gehen freundlich und respektvoll auf Ihr Gegenüber ein – immer mit einem guten Gespür für Situationen und das richtige Timing. Sie sind ein Organisationstalent und fühlen sich einem zeitgemässen Office-Management verpflichtet. Das dafür erforderliche Rüstzeug haben Sie sich durch stetiges «am Ball bleiben» erworben. Nachfolgend Ihre Aufgaben im Überblick:

• Executive Assistance: Steuerung des Tagesgeschäfts, sinnvolle Priorisierung und Triage aller Aktivitäten.
• Meeting/Kalender-Management (GL/VR/Mandate) und Organisation der vielfältigen Engagements des Principals.
• E-Mail-Korrespondenz Deutsch/Englisch; Erstellung von Präsentationen und Unterlagen.
• Vor- und Nachbereitung von Privat- und Geschäftsreisen weltweit.
• Abstimmung mit allen involvierten Personen; Koordination sämtlicher Unterlagen inklusive inhaltlichem Abgleich.
• Koordination von Events, Anlässen, Foren, Gastauftritten, Philanthropie, Speaker-Anlässen etc.
• Übernahme von Projekten, Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Berichten und Präsentationen; Kontrolle der «action items».
• Koordination privater Anliegen (Bestellungen, Reisen, Real Estate, Life-Style-Management) sowie gelegentliche Unterstützung weiterer Familienmitglieder.
• Kontaktpunkt zu externen Dienstleistern; Klärung von Sachverhalten, Schnittstelle zum Family-Office.
• Rechnungsbegleichung und Zahlungsverkehr, Belegeinreichung und Spesenmanagement.

Nicht zuletzt nehmen Sie sich aller Dinge an, die im Laufe des Tages pragmatisch gelöst werden müssen – hier lautet das Stichwort «ownership» – und haben Freude daran, eine erstklassige Dienstleistung zu bieten.

Persönliche & fachliche Voraussetzungen

Ihre umsichtige Planung geht einher mit Flexibilität und Verlässlichkeit, denn vieles werden Sie eigenverantwortlich nach dem Motto «Qualität und Effizienz» in den Händen halten. Ihr Verständnis für Zusammenhänge und Ihr Talent, Themen miteinander zu verknüpfen und in Relation zu setzen, machen Sie zu einer unverzichtbaren Stütze. Zudem kommunizieren Sie sicher und gehen mit zuvorkommender Art auf Ihr Gegenüber ein – immer in der Lage, Situationen richtig einzuschätzen. Zu Ihren Stärken zählen ausserdem ein strukturierter Arbeitsstil sowie eine qualitäts- und ergebnisorientierte Arbeitsweise.

• Eine kaufm. Ausbildung idealerweise kombiniert mit einer betriebswirtschaftlichen Weiterbildung und/oder Direktionsassistenz, Digital Office Management.
• Langjährige C-Suite Assistenzerfahrung in einem international tätigen Unternehmen.
• Gutes Urteilsvermögen und Fähigkeit, kohärente Schlüsse zu ziehen, entsprechende Massnahmen abzuleiten.
• «Self-starter»-Mentalität: initiativ, selbständig und engagiert.
• Mit Ihrem «entrepreneuerial mindset» sind Sie immer einen Schritt voraus und steuern Prozesse effizient.
• Sie sind kommunikationsstark und finden immer den richtigen Ton; Ihr Deutsch ist stilsicher; Englisch beherrschen Sie auf Stufe C1/C2.
• Digitale Affinität, grundsolide Kenntnisse von MS-Office/Kollaborationstools (Zoom, Teams) und daran interessiert, sich Neues anzueignen (IT, AI).
• Ihre Arbeitsweise ist verantwortungsbewusst, sorgfältig und stets lösungsorientiert.
• Sie haben gute Umgangsformen, Stil & Niveau und verfügen über eine herzliche und gewinnende Ausstrahlung.
• Sie haben ein einwandfreies Leumundszeugnis.
• Sie sind vertrauenswürdig, diskret und verschwiegen.

Es erwarten Sie eine charismatische Unternehmerpersönlichkeit, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, die die geprägt ist von neuen Ideen und Projekten des Principals, sowie eine aussergewöhnliche Position mit Freiraum zur Entfaltung. Ihr Aufgabenspektrum können Sie bei entsprechenden Fähigkeiten sukzessive ausbauen. Einen wertschätzenden Umgang sowie ein attraktives Gesamtpaket dürfen Sie voraussetzen. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildung in max. 3 PDF), die uns mit Ref. «EPA-Invest» unter E-Mail schreiben erreichen.

Wir suchen neben Fachkompetenz auch viel Menschlichkeit. Richtig punkten können Sie mit einem Motivationsschreiben, das Ihre Persönlichkeit zum Ausdruck bringt. Erzählen uns, was Sie auszeichnet. Wenn Sie uns ein Video schicken möchten, teilen Sie einfach den entsprechenden YouTube oder Vimeo Link mit uns. 

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68