Executive Assistant (M/W/D)

Executive Assistant (M/W/D)

Datum: 06.09.2024

Standort: Zürich, CH

Unternehmen: Swissport International AG

Im Jahr 2023 hat Swissport International professionelle Bodenverkehrsdienstleistungen für rund 232 Millionen Fluggäste erbracht (2022: 186 Millionen) und in 115 Luftfrachthallen weltweit rund 4,7 Millionen Tonnen Luftfracht (2022: 4,8 Millionen) umgeschlagen. Mehrere ihrer Frachthallen sind vom Branchenverband IATA (CEIV Pharma) und der britischen MHRA speziell für das anspruchsvolle Handling von Pharmasendungen zertifiziert. Swissport beschäftigt per Ende Dezember 2023 weltweit rund 60.000 Mitarbeitende und ist an 286 Flughäfen in 44 Ländern auf sechs Kontinenten tätig.

Im Zuge einer Nachfolgeregelung suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine:n

EXECUTIVE ASSISTANT (M/W/D)

PENSUM | 80-100%, FLEXIBLE ARBEITSZEITEN

ARBEITSORT | FLUGHAFEN ZÜRICH (HOME-OFFICE OPTION 1 TAG/WOCHE)

Mission:

Als erfahrene:r Assistent:in weisst du dich in einem äusserst lebhaften und dynamischen Umfeld zu bewegen. Du meisterst das Tagesgeschäft des Station Managers der weltweit grössten Swissport-Station selbstständig und vorausschauend und bist zudem die zentrale Anlaufstelle sowohl für das Station Management Leadership Team als auch für interne und externe Kunden.

Deine Tätigkeiten:

• Selbstständige E-mail- und Post-Bearbeitung für den Station Manager
• Umfassendes Agenda-Management, Koordinierung des Jahreskalenders für sämtliche Station Leadership Meetings und Events
• Fristgerechte Sitzungsvorbereitungen, Aufbereitung von Präsentationen, Daten-Auswertungen und Führungsmitteln (Kennzahlen)
• Protokollierung (DE & EN) und Nachbearbeitung von Meetings und Workshops, inkl. umfangreichem Pendenzen-Management
• Organisation und Begleitung von internen und externen Anlässen, Workshops und Seminaren, Mitarbeiter-Events und -Aktionen
• Organisation von Station Visits
• Rechnungs- und Budgetkontrolle inkl. Erledigung der Spesenabrechnungen
• Travel Management für die gesamte Station
• Organisation von Onboardings für Neueintritte
• Unterstützung und Koordinierung interner Projekte in den verschiedensten Bereichen

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Weiterbildung zur eidg. Dipl. Direktionsassistentin/-Assistenten oder ähnlich erwünscht
• Ausgewiesene Erfahrung in ähnlicher Funktion
• Versierte Kenntnisse der O365 Programme (insbesondere Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Visio)
• Muttersprache Deutsch, stilsicheres Englisch (in Wort und Schrift)

Deine Persönlichkeit:

• Proaktivität, Flexibilität sowie hohe Stressresistenz
• Hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hohes Mass an Selbständigkeit
• Verschwiegenheit und Diskretion
• Sichere Umgangsformen sowie Kommunikationsfähigkeit auf allen Hierarchiestufen
• Positive Einstellung und Freude am Umgang mit Kunden und Kolleginnen und Kollegen aus allen Kulturkreisen

Wir bieten:

• Einen faszinierenden und einzigartigen Arbeitsort direkt am Flughafen, genau das richtige für Reise- und Aviatik-Begeisterte
• Flache Hierarchien und Hands-on Mentalität
• Vielfältige Karriere-Möglichkeiten im Unternehmen
• Flugvergünstigungen
• Diverse Shopping-Vergünstigungen am Flughafen
• ÖV-Vergünstigungen und attraktive Parkplatz-Angebote direkt am Flughafen
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichzeit, einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten

Haben wir dein Interesse geweckt? Wenn du nach einer neuen Herausforderung im Umfeld der Luftfahrtindustrie suchst, motiviert bist, in einem internationalen Unternehmen arbeiten und deine Ideen in die Tat umzusetzen möchtest, bist du bei uns an der richtigen Adresse. Wir freuen uns auf deine Onlinebewerbung.