Assistante de Direction Generale (h/f/x)
Nous sommes actuellement à la recherche d’un/d’une
Assistante de Direction Generale (h/f/x)
(temps plein / CDI)
Objectif du poste :
Assister le Directeur General dans toutes les tâches liées à l'organisation et piloter également les missions d'Office Manager en assurant notamment le bon fonctionnement des bureaux.
Missions et Responsabilités
- Gérer I'agenda, les rendez-vous, les appels téléphoniques, trier le courrier, organiser les déplacements professionnels, gérer les notes de frais
- Organiser Ia logistique des réunions, mettre en forme les documents supports
- Organiser et coordoner les évènements spécifiques proposés par Ia Direction Générale (évènements d'entreprise, Business reviews et autres réunions avec la leadership team européenne ou Global)
- Distribution auprès des salaries des communications et procédures d'ordre générale
- Préparation des Conseils d'administration et Assemblées générales de l'entreprise en lien avec le groupe et le cabinet d'avocat
- Etre l'interlocutrice des prestataires dédiés et organiser les différentes prestations, dans un souci de qualité et d'autonomie (courrier, accueil, matériel de bureau, fournitures, Fontaine d'eau, Nespresso, nettoyage des locaux, restauration d'entreprise, badge d'accès, sécurité du site, gestion des déchets, archivage, ...)
- Négocier les contrats avec les prestataires, en lien avec Ia DAF et selon les règles applicables au sein de la société (Référencement des prestataires, gestion administrative des contrats et des Bons de Commande selon les process internes)
- Gérer les réorganisations d'espace et les déménagements de bureau
- Gérer et coordonner l'audit Sécurité interne mené par le groupe (interlocuteur privilégié du groupe pour toutes les questions liées à la sécurité de l'immeuble) - mise à jour et suivi des mesures correctives
- Assurer la liaison entre le Directeur Général et les différents departements ainsi que le support pour la Gestion Administrative d'autres départements (Market Access,Juridique, Finance…)
Conditions d'admissibilité et expérience requise :
- Formation supérieure, Bac + 2 minimum en assistant de direction, gestion administrative ou equivalent
- Minimum 5 ans, idéalement entre 8 et 10 ans de préférence dans un environnement international et pharmaceutique
- Excellentes compétences organisationneles et de gestion du temps, rigueur, sens du détail, bon relationnel, capacité à travailler de manière autonome et en équipe, capacité à gérer le stress et prioriser les tâches, sens de l'initiative, adaptabilité et agilité, discrétion, sens du service, qualité rédactionnelle, maîtrise des outils bureautiques, anglais (référence cible CECLR C1)
Rapports hiérarchiques :
Rapporte au : Directeur General
Ce que nous offrons :
- Notre régime d'avantages sociaux offre à nos employés de nombreux choix, notamment des options telles que des régimes médicaux, une assurance vie et un régime de retraite.
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