Assistante ou Assistant de la responsable des soins de la Division privée - 50%

Assistante ou Assistant de la responsable des soins de la Division privée - 50%

• Temps partiel
• Type de contrat HUG: CDI
• Département: Division privée

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

La Division privée des HUG garantit l’accès à des thérapies et à des traitements à la pointe de la recherche médicale et à des prestations hôtelières haut de gamme. Elle se décline en sept unités de soins qui couvrent plus de 24 spécialités de médecine et chirurgie et offre aux patientes et patients un accueil et des soins de qualité, des prestations de pointe et l’accès à un plateau technique ultra performant, tout en veillant à leur confort et à leur bien-être.

Description du poste

En rattachement direct à la responsable des soins (RS) et en proche collaboration avec son adjoint (ARS), vous organisez et gérez le secrétariat des soins de la Division privée (DP) en toute autonomie.

Vous êtes en charge de la gestion de la messagerie de la responsable des soins, de son téléphone durant ses séances ainsi que de l'accueil de ses rendez-vous. Vous assurez la tenue de l’agenda de la RS et l’ARS ainsi que la rédaction et le classement de divers courriers.

Dans l’anticipation, vous établissez les ordres du jour, prenez et rédigez des procès-verbaux, assurez la préparation, la tenue et le suivi de dossiers en vue des séances. Vous assurez un soutien administratif à la responsable des soins par le traitement de son échéancier, la tenue et la mise à jour de tableaux de suivi (effectifs du personnel soignant par exemple) ainsi que la réservation de salles.

En lien régulier avec l’ensemble des cadres soignants de la Division privée, vous assurez le suivi et la saisie des horaires et/ou absences des responsables d’équipes de soins. Vous pouvez éventuellement leur apporter un soutien administratif sur délégation de la responsable des soins et son adjoint, notamment dans la gestion administrative du nouveau personnel soignant.

Votre entregent et votre capacité d’écoute font de vous une personne ressource pour la responsable des soins, la direction de la DP, les partenaires de travail et le personnel soignant. Vous facilitez la cohésion des équipes, la bonne circulation des informations et assurez la liaison avec l’ensemble des partenaires intra et extra hospitaliers.

Vous respectez la confidentialité des informations et dossiers traités, ainsi que les règles institutionnelles et principes d’actions établis avec votre hiérarchie lors de la délégation.

Votre polyvalence vous permet de gérer des activités multiples et de résister au stress lié à l’activité d’une cadre supérieure.

Qualifications

Titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce et d’une formation administrative type brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction ou d’une formation de secrétariat médical, vous disposez d’une expérience réussie de 5 ans dans la gestion d'un secrétariat, notamment de l'agenda.

Vous maîtrisez parfaitement la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et vous faites preuve d’une capacité avérée de rédaction (e-mail, PV). La connaissance de l’anglais est un atout.

Vous avez d'excellentes connaissances des outils informatiques usuels et les avez certifiées (Niveau ECDL Advanced pour Word obligatoire, Excel, Powerpoint et Standard sur Web). Vous êtes force de proposition pour l’utilisation de nouveaux outils adéquats selon les besoins du service.

Vous savez travailler de manière indépendante, gérer vos priorités et prendre des décisions sans supervision constante.

Vous n'hésitez pas à proposer des améliorations et à anticiper les besoins de l’équipe.

Vous êtes capable de penser de manière innovante pour résoudre des problèmes et améliorer les pratiques existantes.

Vous utilisez aisément les outils collaboratifs sous Microsoft 365, One Drive, Teams et Sharepoint.

Idéalement, vous avez été amené-e lors de vos précédentes expériences à utiliser les applications SmartRecruiters, Vision RH, e-Process.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 50%
• Classe de fonction : 12
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 03.09.2024
• Demande de renseignements : Mme C. Ventose, responsable des soins,

tél. 079 553 65 86

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.