Assistant-e de direction

La ville de Meyrin - qui compte 825 employé-e-s - se distingue par son dynamisme, sa multiculturalité et la richesse de son tissu associatif et économique. Véritable centre urbain, Meyrin allie développement durable et qualité de vie. La Ville compte près de 27’000 habitant-e-s et offre plus de 30’500 emplois. Le service de l’environnement, constitué de la section parcs et promenades et de celle des routes et voirie, recherche, pour assurer la responsabilité des tâches administratives et renforcer son équipe de direction, un-e :

Votre mission :

Dans le cadre d’un service composé de 70 personnes, vous assurerez un soutien à la gestion administrative, financière et des ressources humaines, pour la direction élargie, à savoir les responsables de service, de sections et de projets en architecture du paysage. Vous serez responsable de l’encadrement de l’assistante administrative-réceptionniste.

Vos activités principales :

• seconder la direction élargie du service et assurer la coordination ainsi que le suivi de l'ensemble des activités administratives en lien avec le fonctionnement du service ;
• soutenir la direction dans la gestion des ressources humaines, ainsi que financière et comptable ;
• prévoir, organiser et suivre les flux de travail, d'information et de communication en toute autonomie notamment au travers de la gestion des courriels, de l'agenda et de la correspondance ;
• œuvrer comme interface de grande qualité entre la direction et les interlocuteurs internes au service, à l’administration communale et externes ;
• rédiger et mettre en forme des documents ou correspondances complexes ;
• gérer l’organisation des séances et apporter un appui pour leur bon déroulement : rédaction des ordres du jour, envoi des invitations, réservation des salles, impression des documents utiles ;
• établir les procès-verbaux de séance, coordonner et suivre les décisions prises ;
• contribuer à la rédaction d’articles valorisant les activités du service, rapports d’activités et autres documents spécifiques ;
• tenir à jour les pages internet dédiées au service sur le site de la ville et proposer du contenu attractif ;
• participer à l’organisation d’événements et de manifestions du service ;
• élaborer un système d’archivage efficace et cohérent de la documentation administrative du service ;
• mettre sur pied et assurer le suivi d’un tableau de bord et des données statistiques ;
• planifier et organiser les formations continues du personnel du service ;
• assurer la suppléance de l’assistante administrative-réceptionniste sous sa responsabilité en cas d’absence (répondre aux appels téléphoniques, accueillir les usagers, renseigner le public, gérer la caisse, etc.).

Votre profil :

• être diplômé-e d’un brevet fédéral d’assistant-e de direction, d’une maturité professionnelle avec une expérience avérée ou d’une formation jugée équivalente ;
• être au bénéfice d’au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de l’assistanat de direction ;
• maîtriser le français avec excellence (capacités rédactionnelles indispensables et orthographe irréprochable) ;
• connaître parfaitement les outils informatiques bureautiques usuels, avoir une expérience dans l’utilisation d’autres logiciels spécifiques liés à la gestion des ressources humaines et gestion financière et autre, avoir de l’aisance dans l’utilisation des solutions digitales (exemple Teams, Sharepoint…) ;
• avoir des compétences de planification et d’organisation administrative développées ;
• être rigoureux/euse et autonome dans le suivi des dossiers, avec une forte capacité d’anticipation ;
• être capable de mettre en œuvre un management participatif et bienveillant, en étant ouvert-e à collaborer avec l’ensemble des collaborateurs/trices du service et faire preuve d’entregent ;
• être doté-e d’un sens aigu du service au public et d’un intérêt marqué pour l’environnement ;
• être digne de confiance et faire preuve de discrétion et de confidentialité (devoir de réserve).

Notre offre :

• rattachement à un service aux missions multidisciplinaires, actif notamment dans les domaines de la protection de l’environnement, de la préservation de la biodiversité et de la durabilité ;
• 5 semaines de vacances ;
• prestations sociales avantageuses d’une administration publique ;
• politique de formation attractive.

Entrée en fonction : 1 er janvier 2025

Intéressé-e par ce poste ?

Nous attendons votre dossier complet (lettre de motivation, curriculum vitae, copies des diplômes et des certificats de travail) sur www.meyrin.ch/emploi d’ici au mardi 24 septembre 2024 compris.

Nous privilégions les dossiers électroniques afin de respecter l’environnement et dans l’optique d’assurer un traitement efficace des candidatures. Sauf demande expresse, les dossiers reçus sous format papier et électronique seront détruits.