Assistant(e) de Direction

L’hôtel Beau-Site est un hôtel historique et écologique de montagne, réputé pour l’accueil de groupes actifs dans toutes sortes d’activités de développement personnel et de bien-être. L’hôtel possède 14 chambres avec salle de bain à l’étage, une grande salle de séminaire et plusieurs vérandas lumineuses. Le restaurant s’est spécialisé dans la cuisine végétarienne et végétale (100% biologique) qu’il propose depuis plus de 30 ans.

Pour compléter notre équipe, nous recherchons un/une :

Type de contrat : 70% répartis sur 5 jours par semaine (le pourcentage effectif peut varier entre 40 à 100% en fonction de l’activité de l’exploitation)

Date de début : le 01.12.2024 ou à convenir

Salaire : CHF 5'200.- brut par mois à 100% (soit CHF 3'640.- à 70%)

Responsabilités :

• Gestion des réservations : assurer le suivi des réservations (groupes, clients externes et individuels) et la gestion du calendrier annuel en veillant à l’efficacité et à la précision du processus (envoi des offres, demandes d’arrhes, mise à jour du système de réservation, etc.). Gérer la boîte mail et répondre aux appels téléphoniques en présentiel ou à distance.

• Support administratif et coordination : effectuer diverses tâches administratives telles que la facturation, l’encaissement et la comptabilisation de la caisse, le traitement des taxes de séjour, la préparation des canevas de plannings du personnel, la mise à jour du calendrier des stages & dates disponibles en ligne, les commandes de fournitures diverses (p. ex : fourniture de bureau, produits d’hygiène, commandes cuisine & cave), réaliser les inventaires, etc.

• Remplacer la directrice lors de ses absences et gérer les imprévus (collaborateurs malades, demandes spécifiques des clients, dysfonctionnements quelconques, logistique, sécurité incendie…).

• Tâches opérationnelles diverses : effectuer les services buffet & café, aider au ménage, en lingerie, et/ou en cuisine, ouverture & fermeture de l’hôtel, coordination des services : collaborer avec les différents départements de l’hôtel (restauration, entretien ménager, etc.) pour garantir une expérience client fluide et sans faille. Assistance ou responsabilité complète dans l’organisation d’événement « spéciaux » ponctuels (assemblées, conférences, animation diverses, mariages, etc.).

• Accueil et assistance des clients : offrir un accueil chaleureux et personnalisé à chaque client, préparer les ouvertures et fermetures de l’hôtel, effectuer les accueils et départs des groupes.

• Vente & Marketing: effectuer les visites commerciales sur le site de l’hôtel en mettant en avant ses atouts et ses prestations, suivi des relations avec les plateformes de communication partenaires. Répondre aux commentaires des clients.

• Ressources Humaines : assister aux tâches liées à la gestion d’équipe, savoir faire respecter les procédures RH et la charte interne, soutien pour le recrutement, l’intégration, formation et évaluation des performances des collaborateurs.

• Maintenance : suppléant à la sécurité (incendie), suivi de certains projets de maintenance (rénovations, réparations, dysfonctionnement techniques,…)

Compétences requises :

• Sens aiguisé de l’organisation & de la planification administrative : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément de manière consciencieuse, efficace, professionnelle et autonome. Grande précision, rapidité et rigueur dans l’organisation du travail.
• Sens de l’accueil et du service client : passion et rigueur pour offrir une expérience client exceptionnelle, et un sens du détail irréprochable. Capacité à être souriant(e), bienveillant(e) et jovial(e) en toutes circonstances.
• Compétence de communication et esprit d’équipe : capacité à être à l’écoute et communiquer de manière claire, empathique et efficace avec les clients et les membres de l’équipe. Savoir faire preuve de patience et de disponibilité. Capacité rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe, aisance avec les outils informatiques courants.
• Sens des responsabilités, résistance au stress et polyvalence. Flexibilité face à la gestion d’imprévus et orienté(e) solution.
• Langues : maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Un plus : maîtrise des plateformes des réseaux sociaux et emailing (connaissance d’outils tels que WordPress, Infomaniak) ET/OU aisance dans les travaux manuels, réparations diverses, rénovations.

Expérience & prérequis :

• Expérience confirmée de minimum 2 ans dans un poste similaire dans l’hôtellerie ou un autre secteur dans le domaine du service ou de l’accueil.
• Disponibilité pour travailler en soirée, le weekend et parfois en horaires coupés.
• Permis de travail en Suisse et idéalement logé(e) dans la région de Martigny (nous ne fournissons pas de logement!).
• S’identifier aux valeurs et à la mission de l’hôtel, avoir un intérêt pour la cuisine végétarienne et une sensibilité à l’écologie.
• Motorisé(e) et à l’aise pour la conduite en montagne.

Ce que nous offrons :

• Un environnement de travail positif, respectueux, inclusif et à l’écoute des collaborateurs
• Des repas sains, biologiques et végétariens
• Possibilité de télétravail en fonction des besoins de l’exploitation
• 5 semaines de vacances par an et un 13ème salaire

à A noter que ce poste peut évoluer vers plus de responsabilités entre autre la gestion de la maintenance et/ou la vente & marketing.