Assistant administratif(ve)

Département :Fondation olympique pour la culture et le patrimoine

Lieu :Lausanne

Type de contrat :Open-ended

Niveau d'activité :100 %

Date d'entrée en fonction: 16.08.2024

Mission

En tant que Assistant administratif·ve, vous serez en charge de décharger la directrice associée de toutes les tâches administratives et apporter un soutien administratif aux projets gérés par les managers subordonnés à la directrice associée.

Principales Responsabilités

• À l’aide des technologies de l’information et de la communication, organiser et planifier le travail de secrétariat au sein des équipes, par délégation de compétences de la directrice associée (rédaction de correspondance, saisie et diffusion de documents, saisie de procès-verbaux, traitement et suivi de correspondance, sauvegarde et archives de documents et de dossiers, gestion de la boîte mail Heritage, etc.).
• Gérer l’agenda de la directrice associée ainsi que ses déplacements, planifier des réunions, organiser des événements au sein de l’unité (réservation de salles, organisation de voyages, établissement des notes de frais, organisation de journées team-building, collaboration à l’organisation de journées portes ouvertes pour la présentation des collections, etc.).
• Gérer les dossiers courants confiés par la responsable de manière autonome, en faisant preuve d'initiative.
• Gérer le suivi de budget des frais généraux dans l’outil SAP pour la directrice associée et ses managers.
• Organiser les interviews d’athlètes Words of Olympians (WoO), en collaboration avec le service de communication et d’autres partenaires au CIO.
• Gérer le suivi des donations d’athlètes (remerciements, cadeaux, collaboration à l’organisation de cérémonies de donations, etc.).
• Préparer les présentations et rapports demandés dans le cadre de son activité.
• Apporter un soutien administratif dans le cadre des projets (collecte d’objets et suivi d’interviews WoO aux JO et JOJ, relectures de newsletters et autres documents de promotion, etc.).
• Apporter toute autre assistance administrative requise dans le cadre de projets transversaux la FOCP.
• Remplacer l’assistante de la directrice pendant son absence.

Nos exigences

• CFC de commerce et au moins 4 ans d'expérience professionnelle dans une société internationale ou multinationale, une expérience dans le milieu culturel est un atout.
• Langue maternelle anglaise ou française, avec une excellente maîtrise orale et écrite de l'autre langue. Une autre langue est un atout.
• Excellentes connaissances et maîtrise de Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à penser de manière autonome et à agir de son propre chef.
• Capacités d'apprentissage rapide et sens avéré du service ; aptitude à traiter des questions complexes de manière organisée et à appréhender rapidement les concepts.
• Souci du détail et esprit d’initiative.
• Excellent sens de la planification et de l’organisation.
• Sens de la communication et facilité d’expression.
• Capacité à rester efficace dans un environnement changeant, à s’adapter positivement à de nouvelles tâches, responsabilités ou personnes et à faire preuve d’une grande disponibilité pour répondre à la variété des demandes.
• Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais et parfaite maîtrise de l’orthographe dans les deux langues.
• Excellentes capacités à produire des présentations (PowerPoint et autres) aux standards actuels.
• Capacité à interagir avec attention, efficacité et professionnalisme face à tout type de personnes ; à créer un climat de confiance et à percevoir les besoins et les attentes de ses interlocuteurs.
• Capacité à adhérer aux principes de conduite et d’éthique de l’organisation, à les appliquer et à agir en conséquence.
• Excellente maîtrise des outils informatiques et institutionnels et suivi des règles d'utilisation internes (MS365 Outlook, OneDrive, SharePoint, MS Teams, SAP, etc.).

Rejoignez une organisation qui a l'esprit d'inclusion, d'égalité des sexes et de diversité dans son ADN et qui se concentre sur ce qui nous unit : la passion du sport et ses valeurs. Travaillez dans un environnement flexible et enrichissant qui offre des avantages sociaux compétitifs et de nombreuses incitations à mener une vie durablement saine et active. En nous rejoignant, vous faites partie du Mouvement olympique et à bâtir un monde meilleur par le sport. Vous aurez l'occasion de travailler avec des personnes de plus de 70 nationalités.