ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·IVE

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

www.unil.ch/carrieres

Pour compléter son équipe, la Direction de l'UNIL est à la recherche d'un·e

ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·IVE - D’INTERFACE

Entrée en fonction : de suite 

Durée du contrat : jusqu'au 31 décembre 2026

Taux d'activité : 80 %

Lieu de travail : Lausanne - Dorigny

Interface est un fonds de soutien à la recherche partenariale, mis en place par la Direction de l’UNIL : sa mission est de générer et de financer des projets de recherche menés par des chercheur·e·s de l’UNIL et des partenaires de terrain externes à l’institution. Ce fonds est piloté par une Coordinatrice, qui interagit avec d’autres services administratifs de l’UNIL, ainsi qu’avec les chercheur·e·s et potentiels partenaires de terrain.

Votre mission est de l’assister dans sa gestion et comptabilité des subventions allouées aux projets. En outre vous assurez que l’administration des projets réponde aux normes et procédures applicables à l’UNIL en termes de comptabilité et de RH. Vous soutenez également la Coordinatrice dans son organisation et dans ses contacts avec les bénéficiaires ou potentiels bénéficiaires d’Interface (Guichet). Dans ce travail vous profitez d’un soutien des grands services administratifs de l’UNIL (ressources humaines, financier, juridique, communication, recherche, etc.).

Dans ce cadre, vous serez amené·e à :

• Assurez les activités administratives et opérationnelles d’Interface : réception du Guichet Interface, organisation des contacts et rencontres de la Coordinatrice avec ses interlocuteur·ice·s internes et externes, préparation d’OJ et rédaction de PV, notes de séances ou courriers de suivi, classement de la documentation, alimentation de la page web en informations, répertoire de tous les projets en cours et de leur état d’avancement, gestion du CRM, soutien dans l’organisation de manifestations (listes de contacts, réservations de locaux, accueil, etc.)

• Assistez la Coordinatrice dans la gestion financière d’Interface : établissement du budget annuel d’Interface, suivi de l’attribution des fonds aux projets soutenus, bouclement des comptes.

• Encadrez la gestion financière et RH des projets soutenus par Interface : instructions aux bénéficiaires, tenue à jours sur les procédures RH et financières à faire appliquer, rédaction de règles à destination des porteur·e·s de projets, liens avec les répondant·e·s finance et RH au sein de l’UNIL, suivi du reporting financier des projets.

En contact permanent avec des collègues des services administratifs et des chercheur·e·s de l’UNIL ainsi qu’avec des partenaires externes à l’institution, vous faites le lien entre des situations qui varient d’un projet à l’autre et la nécessité de se conformer aux normes administratives applicables à l’UNIL. La source de votre motivation est la participation à un dispositif inédit, qui demande à être stabilisé et intégré dans les procédures applicables, avec tous les tâtonnements, adaptations, recherche de solutions et résistances que cela implique.

Pour cela, vous pouvez faire état des atouts suivants :

• CFC d’employé·e de commerce
• Formation continue en administration, comptabilité ou gestion financière, un atout
• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans un poste d’assistanat avec une forte composante administrative
• Systématique, précis·e et fiable dans l’élaboration et l'application de procédures 
• Capacités d’organisation du travail, de coordination et de gestion de tâches diverses, parfois simultanées, orienté·e solution
• Capacités de travail en équipe et de partage de tâches, dans un milieu innovant et en constante évolution
• Sens du contact et de la représentation
• Compétences rédactionnelles en français
• Pratique de l’anglais un atout
• Aisance avec les outils informatiques standards (Word, Excel, PowerPoint, bases de données, ...)
  

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.

Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Davantage d'informations sur www.unil.ch/carrieres

Madame Cléolia Sabot

Coordinatrice Interface

021 692 20 06

cleolia.sabot@unil.ch

Délai de postulation : 29 septembre 2024

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.

Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site. 

Nous vous remercions de votre compréhension.

Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.

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