Administrative Assistant

JOB TITLE: BDS Logistics Admin Assistant

START DATE: 02.08.2024.
END DATE: 28/02/2025

CONTEXT:
Le groupe Administration Support est en charge d'apporter le support nécessaire aux différents groupes Manufacturing, afin d'assurer que les matériels sont fournis aux clients d'un point de vue quantitatife, qualitatif et selon les délais attendus.
Les principales responsabilités du logistique assistant(e) sont de récolter /encoder les données de lots dans Discoverant, et fournir les formulaires nécessaire a l'enregistrement des données de production.

RESPONSIBILITIES:
70%
Réaliser l'encodage et la réconciliation des données des lots BDS dans la manufacturing data base Discoverant.
20%
Encode et réconcilie les matières utilisées dans la fabrication des lots de production, ainsi que les lots produits via le système JDE.
Il a l'autorisation de signature des rapports de transaction du système (TER)
Assurer la clôture financière mensuelle : vérifier que tous les lots produits durant le mois soient clôturés dans le système JDE, avant minuit du dernier jour du mois.

10 %
Assurer l'archivage des Log Books, MBR et autres formulaires de production
Peut être amené à procéder à la mise à jour quotidienne des procédures en zone de production
Assurer la mise a jour des documents en tant que Owner des specifications

REQUIREMENTS:
Compétences clés/critiques :

- CFC ou Bachelor ou équivalent avec au moins 5 ans d'expériences en industrie Pharmaceutique/Biotechnologique en Production ou Qualité.
- Connaissance de l'environnement GMP
- Autonomie, abilité à gérer les priorités et le stress lors d'un rythme soutenu, ou en environnement transverse.
- Prise de décision et capacité à prendre des initiatives en accord avec les priorités

Langues et compétences :

- Français (langue par défaut)
- Maitrise de l'anglais écrit et oral est un atout
- Bonne connaissance du pack MS Office (Office 365)
- Bonne connaissance sur au moins un des logiciels suivant : JDE/ E1 ; Discoverant ; LIMS

Key Skills, Abilities, and Competencies
Describe critical skill and abilities needed to successfully perform the job, which should be
representative of the knowledge, skills, and abilities required. Reasonable accommodations may be
made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
- Leadership et méthodologie
- Bonne capacité de communication
- Esprit d'équipe
- Flexibilité et agilité.

Complexity and Problem Solving
Describe the decisions made by the incumbents on a regular basis. Include decisions within the
Incumbent's authority to make as well as those decisions that must be referred to a higher level.
- Capable de gérer les priorités
- Résistance au stress

Internal and External Contacts
List contacts this job advises, consults, or coordinates with on a regular basis. Describe to whom the
job is accountable. Indicate each Contact category (Internal, Vendor, Customer, or Other) and
provide examples.
- Être capable d'adapter le niveau d'information et de communication en fonction de son public cible (audit, SLT, échange inter/intra service)
-- Organiser de manière autonome la collecte des informations nécessaires à la conduite de ses missions avec tous les partenaires internes ainsi qu'avec les partenaires externes (autres sites du groupe, fournisseurs)

Contact: Alba Jansa

+41 61 282 22 13

Whatsapp : +41 76 811 63 99