Unisanté
Epalinges / CH-1011 Lausanne / Lausanne
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Collaborateur·trice à l'accueil (TropiVac-VISTA)
Vos missions principales seront les suivantes :
- Accueillir et orienter les usager.ères selon les directives institutionnelles en vigueur ;
- Assurer la gestion administrative des consultations de son périmètre ;
- Appliquer les directives et procédures qualité en vigueur ;
- Avoir une part active dans les activités du Secteur accueil-admissions ;
- Assurer la formation des nouveaux collaborateur.trices, stagiaires, apprenti.es dans le respect des procédures institutionnelles en collaboration avec sa hiérarchie ;
- Assurer une bonne transmission des informations avec les membres de l’équipe afin de garantir la continuité des activités ;
- Participer activement à des colloques d'équipes administratives et inter-équipes ;
- Sur demande de sa hiérarchie, participer activement à des groupes de travail en lien avec des développements organisationnels et/ou projets liés à l’infrastructure ;
- Assurer les tâches administratives en lien avec les outils de gestion institutionnelle et selon les besoins du site ;
- Effectuer la gestion administrative des patient.es, conformément aux procédures et directives définies par l’institution ;
- Accomplir différents travaux de secrétariat inclus dans l'activité du secteur et nécessaires à son bon fonctionnement ;
- Gérer le courrier entrant, assurer sa bonne distribution et le suivi éventuel ;
- Garantir le traitement et le suivi de la documentation liée aux activités du secteur ;
- Filtrer et hiérarchiser l’information (mails, fax, téléphones, courrier) ;
- Approvisionner/commander : gestion des commandes de matériel de bureau, documents institutionnels et ou informatique ;
- Participer à l’amélioration et/ou l’adaptation des outils et méthodes de gestion en collaboration avec sa hiérarchie.
Vos atouts :
- Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce/de bureau ou d'une formation jugée équivalente. De l'expérience dans un cabinet médical et/ou en milieu hospitalier serait un plus ;
- Expérience de minimum 2 ans dans un poste similaire ;
- Très bonnes connaissances de la suite office ;
- Maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit. Des connaissances de l'anglais seraient un atout ;
- Capacité à connaître ses limites et à les exprimer ;
- Aptitude à entrer en relation avec autrui et à créer un climat de confiance ;
- Capacité à travailler en équipe et de manière interprofessionnelle ;
- Sens des priorités et ouverture aux changements.
Nous offrons :
- Un environnement dynamique, moderne et humain ;
- Une activité variée et enrichissante ;
- Des moyens qui vous permettent de mener à bien vos missions et de développer vos compétences.