Kaufmännische Mitarbeiter:in Administration | Frontoffice & Projekt

Was wir tun:

Die Rebsamen Management AG betreut die administrativen und kommunikativen Aufgaben unserer Firmen-Gruppe. Dazu gehören die Bereiche Administration, Business Development, Human Resources, Informatik, & Finanzen. 

Die Gruppe besteht, mit rund 160 Mitarbeiterinnen & Mitarbeitern, aus sechs Unternehmen in Luzern und Zürich. Wir bewegen uns in der Baunebenbranche und zählen mit unseren Ingenieuren in der Gebäudetechnik zu den renommiertesten Büros auf dem Markt. 

Bei spannenden HLKSE-GA Planungsprojekten bis hin zu komplexen Gebäudeautomationssteuerungen, Security-Lösungen und Audio-Video Installationen steht die Gruppe als Experte zur Seite. 

Unser Administrations-Team freut sich auf deine Unterstützung per 1. November 2024 oder nach Vereinbarung.

Was dich erwartet:

In deinem neuen Job erwarten dich spannende Aufgaben sowohl in der Projektadministration als auch im Sekretariat eines wachsenden Unternehmens. Dein Arbeitsalltag ist eine spannende Mischung aus routinemässigen Tätigkeiten und abwechslungsreichen Herausforderungen.

Du nutzt dein Wissen, um die Aufgaben selbständig und effizient zu erledigen, und hast gleichzeitig die Möglichkeit, deine eigenen Ideen und Fähigkeiten einzubringen. Deine Arbeit wird so zu einem bedeutenden Beitrag für unser Unternehmen und ermöglicht dir, aktiv an unserem Wachstum mitzuwirken.

Was du bei uns tust:

Werde das Gesicht unseres Unternehmens!

Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und Partner und sorgst mit deinem Engagement für einen reibungslosen Ablauf an unserem Frontoffice.

Zu zweit bewältigt ihr die täglichen Aufgaben unseres Frontoffices (fixe Arbeitszeiten), unter anderem:

• Telefonzentrale im Griff: Du leitest eingehende Anrufe professionell weiter und stellst sicher, dass jede Anfrage schnell und kompetent bearbeitet wird.
• Empfang mit Ausstrahlung: Du begrüsst unsere Kunden mit einem Lächeln und bist ihre erste Ansprechperson für Anliegen jeglicher Art.
• Effizientes Postmanagement: Du koordinierst den Ein- und Ausgang von Postsendungen, damit alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommt.
• Korrespondenz und Dokumentation: Du unterstützt bei der Erstellung von Protokollen, Präsentationen und allgemeinen Schriftstücken - stets mit Blick für Details und in hoher Qualität.
  

Zeige Eigeninitiative und übernimm Verantwortung - Selbständig erledigst du administrative Arbeiten, unter anderem:

• Unterstützung bei Offerten & Submissionen: Du bist verantwortlich für die sorgfältige Vorbereitung und Zusammenstellung von Angebotsunterlagen, damit unsere Dokumente vollständig und korrekt sind.
• Projektadministration mit Weitblick: Von der Eröffnung neuer Projekte bis zur Erfassung von Honoraren und Nachträgen - du hast alles im Griff.
• Finanzielle Präzision: Du unterstützt das Team durch die Erfassung von Kreditoren und sorgst für einen transparenten Überblick.
• Firmenfahrzeug-Management: Du kümmerst dich um die Bewirtschaftung unserer Fahrzeugflotte und stellst sicher, dass unsere Fahrzeuge einsatzbereit bleiben.
• Analyse und Auswertung: Du erstellst Projektauswertungen und lieferst damit wertvolle Insights für das Team.

... und darüber hinaus bringst du dich in viele weitere spannende Aufgaben ein!

Was du mitbringst:

• Organisationstalent und Hilfsbereitschaft: Du hast eine Vorliebe für administrative Aufgaben und bist flexibel sowie immer bereit, das Team zu unterstützen.
• Fundierte Ausbildung: Du hast erfolgreich eine kaufmännische Grundausbildung EFZ oder eine gleichwertige Ausbildung abgeschlossen.
• Technisches Know-how: Du bist versiert im Umgang mit dem PC und vertraut mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Erste Berufserfahrung: Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen in einer ähnlichen Position gesammelt und bist neugierig darauf, neue Fähigkeiten zu erlernen.
• Sprachkompetenzen: Du beherrschst die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift und kannst dich gut auf Englisch verständigen.
• Strukturierte Arbeitsweise: Du arbeitest genau, bist organisiert und zuverlässig. Sowohl im Team als auch eigenständig erledigst du deine Aufgaben mit Sorgfalt.
• Mobilität: Du besitzt einen Führerschein der Kategorie B.

Was wir dir bei uns bieten:

Dich erwarten vielfältige Aufgaben in der Administration einer sich stetig weiterentwickelnden Firmen-Gruppe.Unser flexibles Admin-Team in Luzern besteht aktuell aus vier jungen und aufgestellten Kolleginnen, in den Bereichen Administration, HR & Finanzen, welche sich jetzt schon auf dich und deine Unterstützung freuen.Zusätzlich bietet dir die Firmen-Gruppe einen attraktiven Benefit-Katalog mit umfassenden Leistungen.Hier einen ersten Einblick:

• Unterstützung und Möglichkeiten zu Aus- und Weiterbildungen
• Mindestens 5 Wochen Ferien + 10 bezahlte Feiertage
• Diverse Bonusprogramme
  
• Helle und moderne Arbeitsplätze, an zentraler Lage
• Zusätzliche Sozialversicherungsleistungen (UVGZ, KTG & PK+)
• ... und viel viel mehr

Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns jetzt schon auf deine vollständige Bewerbung.

 Weitere Infos zu unserer Firmen-Gruppe findest du auf unseren Websites:www.rebsamen.net & www.pzm.ch