Part Time Administrative Assistant / Assistant(e) administratif(ve) à temps partiel – Lausanne, Switzerland

MONTALBA ARCHITECTS, Sarl., is a design-focused and high-service architectural practice based in Lausanne, Switzerland and Santa Monica, California USA. We work with a wide range of local and international clients and our body of work consists of private residences, hospitality, commercial and retail projects.

We have a studio-like atmosphere where individuals can focus and inspire each other. We invite people that have high expectations for their own work, are good problem solvers and enjoy a collaborative work environment to apply.

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MONTALBA ARCHITECTS, Sarl., est un bureau d'architecture axé sur le design et les services haut de gamme basé à Lausanne, Suisse et à Santa Monica, Californie, États-Unis. Nous travaillons avec un large éventail de clients locaux et internationaux et notre corpus de travail comprend des résidences privées, des projets d'hôtellerie, commerciaux et de retail.

Nous avons une atmosphère de type studio où les individus peuvent se concentrer et s'inspirer mutuellement. Nous invitons les personnes qui ont des attentes élevées pour leur propre travail, qui savent résoudre les problèmes et qui apprécient un environnement de travail collaboratif à postuler.

Position Overview

We are seeking a part-time Administrative Assistant for our Lausanne office who possesses office management and light accounting skills to join our team. This role is crucial in supporting daily administrative tasks, ensuring efficient office operations, and maintaining basic accounting records.

Responsibilities:

• Perform general office duties, including answering phones and responding to emails.
• Maintain office supplies and equipment, ensuring all necessary items are stocked and in working order.
• Assist in light accounting tasks such as reviewing and submitting invoices to our accountant for payment.
• Coordinate IT lease renewals, software purchases and requests for support
• Tracking cleaning staff schedule and hours for payroll
• English/French translation for our website and contracts
• Track employee holiday hours accrual and schedules
• Organize and maintain physical and digital files, ensuring accuracy and confidentiality.
• Support other team members as necessary to ensure smooth business operations.

Requirements:

• Proven experience as an Administrative Assistant or similar role.
• Proficiency in office management software (e.g., MS Office, Google Workspace).
• Excellent English and French language skills
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong verbal and written communication abilities.
• Attention to detail and problem-solving skills.
• Experience in an Architecture, Design, Construction environment is a plus
• Basic knowledge of accounting principles and practices is a plus
• High school diploma; additional qualifications in Office Administration or Accounting are a plus.

Benefits:

• Flexible part-time hours (~20 hours per week, M-F).
• Opportunity to work in a dynamic and supportive team environment.
• Potential for growth and expanded responsibilities

How to Apply:

Please submit your resume and a cover letter outlining your relevant experience and why you are interested in this position to Écrire un email. We look forward to reviewing your application.

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Aperçu du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps partiel pour notre bureau de Lausanne qui possède des compétences en gestion de bureau et en comptabilité légère pour rejoindre notre équipe. Ce rôle est crucial pour soutenir les tâches administratives quotidiennes, garantir des opérations de bureau efficaces et tenir des registres comptables simples.

Responsabilités:

• Effectuer des tâches générales de bureau, notamment répondre aux téléphones et aux courriels.

• Entretenir les fournitures et l'équipement de bureau, en s'assurant que tous les articles nécessaires sont stockés et en état de fonctionnement.

• Aider aux tâches comptables légères telles que l'examen et la transmission des factures à notre comptable pour paiement.

• Coordonner les renouvellements de baux informatiques, les achats de logiciels et les demandes d'assistance au niveau informatique des employés

• Suivi du calendrier du personnel de nettoyage et des heures de paie

• Traduction anglais/français de notre site Internet et de nos contrats

• Suivre les heures de congés et les horaires des employés

• Organiser et conserver des fichiers physiques et numériques, en garantissant l'exactitude et la confidentialité.

• Soutenir les autres membres de l'équipe si nécessaire pour assurer le bon déroulement des opérations du bureau.

Exigences:

• Expérience avérée en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou rôle similaire.

• Maîtrise des logiciels de gestion de bureau (par exemple, MS Office, Google Workspace).

• Excellentes compétences linguistiques en anglais et en français

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

• Solides capacités de communication verbale et écrite.

• Souci du détail et compétences en résolution de problèmes.

• Une expérience dans un environnement d'architecture, de conception et de construction est un plus

• Une connaissance de base des principes et pratiques comptables est un plus

• Certificat d’études secondaires; des qualifications supplémentaires en administration de bureau ou en comptabilité sont un plus.

Avantages:

• Horaires flexibles à temps partiel (~ 20 heures par semaine, M-F).

• Possibilité de travailler dans un environnement d'équipe dynamique et solidaire.

• Potentiel de croissance et élargissement des responsabilités

Comment s'inscrire:

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et pourquoi vous êtes intéressé par ce poste à Écrire un email. Nous sommes impatients d’examiner votre candidature.