Customer Billing and Booking administrator

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Der/die Sachbearbeiter/in für Kundenabrechnung und Auftragsbuchung verwaltet den Prozess der Auftragsbuchung und Rechnungsstellung und sorgt für eine korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung für Aufzugsanlagen, Wartungsdienste und Reparaturen. Diese Funktion ist entscheidend für die Unterstützung des Finanzteams, indem sie sicherstellt, dass alle Kundenaufträge korrekt verbucht und die Kundenkonten effektiv verwaltet werden. Der ideale Kandidat verfügt über eine ausgeprägte Liebe zum Detail, ausgezeichnete Fähigkeiten im Kundenservice und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu erledigen.

Auftragsbuchung:

• Genaue Bearbeitung und Buchung von Kundenaufträgen für Aufzugsinstallationen, Wartungsverträge und Reparaturdienste.

• Überprüfen der Auftragsdetails, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien und Kundenvereinbarungen entsprechen.

• Zusammenarbeit mit den Vertriebs- und Betriebsteams, um eine rechtzeitige und genaue Auftragserfassung zu gewährleisten.

Kundenabrechnung:

• Vorbereiten und Ausstellen von Rechnungen für Wartungsverträge, Installationen/Modernisierungen und Reparaturen.

• Sie stellen sicher, dass die Rechnungen mit den Verträgen, Angeboten und allen zusätzlich durchgeführten Arbeiten übereinstimmen.

• Klären Sie Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung, indem Sie sich mit internen Teams und Kunden in Verbindung setzen und für eine schnelle und zufriedenstellende Lösung sorgen.

Debitorenbuchhaltung:

• Überwachen Sie die Kundenkonten, um rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten und überfällige Rechnungen weiterzuverfolgen.

• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Abrechnungstransaktionen und das Zahlungsverhalten.

Kundenkommunikation:

• Beantworten Sie Kundenanfragen zu Rechnungen und Bestellungen und geben Sie klare und präzise Informationen.

• Bearbeitung von Kunden eskalationen im Zusammenhang mit Abrechnungsproblemen, um ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Prozessverbesserung:

• Identifizieren von Bereichen, in denen Prozesse bei der Auftragsbuchung und Rechnungsstellung verbessert werden können, und Empfehlen und Implementieren von Änderungen zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit.

Einhaltung von Vorschriften und Dokumentation:

• Sicherstellen, dass alle Auftragsbuchungs- und Rechnungsstellungsprozesse mit den Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften übereinstimmen.

• Führen Sie geordnete und aktuelle Aufzeichnungen über alle Kundenaufträge, Rechnungen und Zahlungen.

• Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet bevorzugt.

• Nachgewiesene Erfahrung in den Bereichen Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung oder Auftragsmanagement, idealerweise in der Bau-, Fertigungs- oder Aufzugsbranche.

• Fließend in Deutsch / Schweizerdeutsch. Französisch ist ein Plus.

• Sehr gute Kenntnisse in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen und fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel.

• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details, Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen.

• Ausgeprägte Kommunikations- und Kundenbetreuungsfähigkeiten und die Fähigkeit, funktionsübergreifend zu arbeiten.

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Otis is the world’s leading elevator and escalator manufacturing, installation, and service company. We move 2 billion people every day and maintain approximately 2.2 million customer units worldwide, the industry's largest Service portfolio. 

You may recognize our products in some of the world’s most famous landmarks including the Eiffel Tower, Empire State Building, Burj Khalifa and the Petronas Twin Towers! We are 69,000 people strong, including engineers, digital technology experts, sales, and functional specialists, as well as factory and field technicians, all committed to meeting the diverse needs of our customers and passengers in more than 200 countries and territories worldwide. We are proud to be a diverse, global team with aproven legacy of innovation that continues to be the bedrock of a fast-moving, high-performance company. 

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Today, our focus more than ever is on people. As a global, people-powered company, we put people – passengers, customers, and colleagues – at the center of everything we do.We are guided by our values that we call ourThree Absolutes –prioritizing Safety, Ethics, Qualityin all that we do. If you would like to learn more about environmental, social and governance (ESG) at Otis click here. 

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