Assistent/in Verwaltungsdirektor 80 – 100%

Näher dran an Bildung, die bewegt.

Die Hochschule Luzern – Rektorat & Services unterstützt mit ihren Abteilungen die sechs Departemente Technik & Architektur, Wirtschaft, Informatik, Soziale Arbeit, Design Film Kunst sowie Musik im Hochschulbetrieb und organisiert und wirkt vielseitig mit.

Aufgrund der Frühpensionierung der jetzigen Stelleninhaberin suchen wir Sie per
1. Januar 2025 oder nach Vereinbarung als

Ihre Aufgaben

• Im lebendigen Umfeld unserer Hochschule agieren Sie als persönliche Assistenz des Verwaltungsdirektors, welcher die Abteilungen Business Applications, Facility Management, Finanzen, Human Resources und IT Services führt.
• Als Ansprech- und Auskunftsstelle übernehmen Sie eine wichtige Drehscheibenfunktion für alle Belange von Finanzen & Services und sind die Visitenkarte des Bereiches nach innen und aussen.
• Sie unterstützen den Verwaltungsdirektor administrativ in Bezug auf Terminplanung und -koordination, Vorbereiten und Protokollieren von Sitzungen, Vertragsablage und deren Erfassung und Pflege im System.
• Sie recherchieren und erstellen Präsentationen und Kalkulationen als Grundlage für Themen aus dem Aufgabenbereich von Rektorat & Services.
• Sie organisieren im Namen des Verwaltungsdirektors Workshops und Veranstaltungen sowie Klausuren und unterstützen bei deren Durchführung.
• Sie erfassen und pflegen Daten in unserer Schuladministrationssoftware «Evento», im CRM-System und weiteren Applikationen. Als Intranetverantwortliche von Finanzen & Services nehmen Sie Einsitz im Intranetgremium der Hochschule Luzern und helfen mit beim Aufbau des digitalen Knowhow' s.
• Sie sind Ansprechperson am Standort von Rektorat & Services für Infrastrukturfragen wie Möbel, Ausstattung usw. und organisieren mit dem Hausdienst Büroumzüge und -anpassungen.
• Als Kostenstellenverantwortliche budgetieren und überprüfen Sie die allgemeinen Ausgaben.
• Neben weiteren administrativen Tätigkeiten arbeiten Sie je nach Eignung auch in spannenden Projekten in verschiedenen Bereichen mit.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnlich.
• Eine fachspezifische Zusatzausbildung, z.B. als eidg. dipl. Direktionsassistent/in oder vergleichbar, ist von Vorteil.
• Sie bringen bereits mehrjährige Berufserfahrung in den aufgeführten Aufgabenfeldern mit.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den M365 Produkten und eine hohe Affinität für Themen rund um die Digitalisierung setzen wir voraus.
• Hohe Dienstleistungsorientierung, selbstständige Arbeitsweise und gutes Organisationsgeschick runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot

• Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe im dynamischen Umfeld einer Fachhochschule.
• Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Hochschule Luzern profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und guten Sozialleistungen.
• Der Arbeitsort befindet sich an bester Lage, in unmittelbarer Nähe zum Bahnhof Luzern.
• Als moderne Arbeitgeberin bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, anteilsmässig im Home-Office zu arbeiten.

Standort

Hochschule Luzern
Werftestrasse 4
6002 Luzern

Fachliche Auskünfte

Andreas Kallmann
Verwaltungsdirektor
Tel. 041 228 42 40
E-Mail schreiben

Jeannine Bacaicoa
HR-Verantwortliche Rektorat & Services
Tel. 041 228 40 77
E-Mail schreiben