Assistant(e) des admissions / Admissions Assistant

Brillantmont cherche un(e) assistant(e) des admissions à 100%, pour une entrée en fonction de suite.Le.la candidat.e doit impérativement être basé.e dans la région lausannoise etêtre titulaire d'un permis C.

Il s'agit d'un poste administratif / de bureau. Il ne convient pas aux personnes sans expérience préalable du travail de bureau.

Les candidatures doivent être soumises exclusivement via https://www.brillantmont.ch/jobs/admissions-assistant

L'assistant(e) des admissions fait partie intégrante de l'équipe administrative et accomplit des tâches variées, notamment les tâches de bureau liées à la réception de l'école :

• Réception et filtrage des appels téléphoniques.
• Accueil et orientation des visiteurs.
• Réception et distribution du courrier.
• Toutes autres tâches liées au bon fonctionnement de la réception.

Plusieurs tâches sont spécialement liées à l'admission des élèves de l'année scolaire et du cours d'été, notamment :

• Aider l'équipe des admissions à fournir un soutien administratif aux familles potentielles.
• Assurer un suivi efficace et opportun de la correspondance avec les familles potentielles, depuis la demande initiale jusqu'à la décision finale d'admission.
• Participer aux visites des familles potentielles de l'école.
• Établir et soigner les relations avec les futurs parents/agents afin d’assure un bon déroulement du processus d'admission.
• Rassembler les dossiers d'admission des étudiants potentiels pour l'année scolaire et le cours d'été, en veillant à ce que tous les documents soient reçus en temps voulu.
• Mettre à jour les dossiers d'admission et les statistiques.
• Organiser les aspects administratifs du séjour des étudiants (visa, permis B, etc.).
• Gérer les permis de séjour des étudiants.
• Assister la directrice d’admission dans d'autres tâches liées à ce rôle.

Spécifications

Le.la candidat.edevra :

• Être de langue maternelle française et communiquer couramment, à l'écrit comme à l'oral, en français et en anglais et, de préférence, dans une troisième langue.
• Avoir une bonne compréhension des requêtes de visas et de permis d'études en Suisse.
• Être organisé.e et efficace, avec d'excellentes compétences informatiques (Excel, Hubspot, Word).
• Être précis et attentif aux détails.
• Avoir un excellent esprit d'équipe, une attitude positive et être capable de faire preuve de flexibilité dans un environnement de travail 24h/24 et 7j/7.
• Avoir une excellente présentation personnelle.
• Avoir un esprit international et une sensibilité interculturelle.
• Faire preuve de tact et de diplomatie lors de la manipulation d'informations sensibles.
• Idéalement, disposer d’une expérience dans le domaine des admissions scolaires ou de la gestion hôtelière en Suisse dans un rôle de secrétariat ou d'administration.
• S’engager dans la promotion du bien-être des jeunes, adhérer à la politique de Protection de l’Enfance de l'école et en assurer le respect.

Date limite

Les candidatures doivent être soumises exclusivement via https://www.brillantmont.ch/jobs/admissions-assistant et doivent inclure un CV et une lettre de motivation d'une page maximum. Les candidatures ne respectant pas cette procédure ne seront pas prises en compte. La date limite de dépôt des candidatures est reportée au mercredi 28 août 2024.

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Brillantmont seeks to appoint an Admissions Assistant as soon as possible. The successful candidate MUST be based in the Lausanne area and must have a C permit. This is a full time post (100%) in an administrative / clerical role. It is not suitable for people with no prior experience in office work.

The Admissions Assistant is an integral member of the administrative team and undertakes varied work, including general office tasks related to the smooth running of the school reception:

• reception and screening of school telephone calls
• welcome and orientation of school visitors
• reception and distribution of mail
• other tasks related to the smooth running of the reception

Several tasks are specially related to the admission of school year and summer course students, notably:

• Assist the Admissions team to provide back office support for prospective families.
• Ensure timely and efficient correspondence with prospective families from the initial enquiry to the point of the final admissions decision.
• Assist with the visits of prospective families to the school.
• Build relationships with prospective parents / agents to ensure that the admissions process is smooth and comfortable.
• Collate admissions files of prospective students for the School Year and the Summer Course, ensuring that all documents are received in a timely manner.
• Ensure admissions records / statistics are up to date.
• Organise the administrative aspects of a student’s stay (visa, Permis B etc.).
• Manage residence permits for students.
• Assist in other tasks related to this role.

Specifications

The successful candidate will:

• Be a native speaker of French, able to communicate fluently and orally, in French and English and preferably, another language.
• Have a good understanding of how visas / student permits are organised.
• Be organised and efficient, with excellent IT skills (Xcel, Hubspot, Word)
• Be accurate and precise, with attention to detail.
• Be a great team-player, with a can-do attitude and able to show flexibility in a 24/7 working environment.
• Have excellent personal presentation.
• Have an excellent telephone manner.
• Be internationally minded with inter-cultural awareness.
• Be tactful and diplomatic when handling sensitive information.
• Ideally, have experience in working in school admissions / hotel management in Switzerland in a secretarial/ administrative role.
• Be committed to the safeguarding and promotion of the welfare of young people and adhere to and ensure? compliance with the School’s Safeguarding Policy at all times.

Deadline

Applications are to be submitted exclusively on our website:https://www.brillantmont.ch/jobs/admissions-assistant and should include a CV and a cover letter of one page maximum.

Applications which do not follow this procedure will not be considered. The closing date for applications has been extended to Wednesday 28th August 2024.