Administrative/r Assistentin/Assistent 80%

Das Departement Biomedizin (DBM) der Universität Basel sucht am Standort Mattenstrasse 28 in Basel per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Administrative/n Assistentin/Assistenten 80%. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit Option auf Verlängerung.
Das Departement für Biomedizin ist eine gemeinsame Einrichtung der Universität Basel und der Universitätsspitäler Basel. Es vereint Grundlagen- und klinische Wissenschaftler*innen und Wissenschaftler, um unser Verständnisvon Gesundheit und Krankheit zu verbessern und bahnbrechende Therapien zu entwickeln, die das Leben von Patienten in Bereichen mit ungedecktem Bedarf verbessern.
Mit über 70 Forschungsgruppen und über 800 Mitarbeitenden ist das Departement Biomedizin das grösste Departement der Universität/des Universitätsspitals.
Wir sind an 6 Standorten im Herzen von Basel vertreten. Werden Sie Teilunserer Zukunft!

Ihre Aufgaben

• Umfassende kaufmännische Unterstützung dreier Professuren/Forschungsgruppen
• Koordinative Anlaufstelle für technische und wissenschaftliche Mitarbeitende
• On- und Off-boarding von Mitarbeitenden vor Ort
• Überwachung und Kontrolle Rechnungs- und Bestellwesen; Budgetmanagement; Erstellen von Quartals- und Jahresabschlüssen
• Kasse, Spesenabrechnungen, Inventarisierungen
• Abwicklung finanzieller Aspekte von Forschungsprojekten
• Eingaben/Verwaltung unterschiedlicher Forschungstools (Grants tool; MySNF)
• Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten, und Datenbanken
• Eventorganisation: Meetings, Seminare, Kongresse und Reisen
• Mithilfe bei der Erstellung von vertraulichen wissenschaftlichen Expertisen und Forschungsanträgen in englischer Sprache
• Korrespondenz und Terminkoordination in Englisch und Deutsch
• Erstellen von Protokollen und Berichten in Deutsch und Englisch
• Pflege von Webseiten (mittels Typo3)
• Generelle organisatorische und administrative Aufgaben
• Zusammenarbeit mit der DBM- und Universitätsverwaltung

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise Direktionssekretariat) oder Universitätsabschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich (vorzugsweise in der Unterstützung von Leitungspersonen)
• Sehr gute PC-Anwender-Kenntnisse (MS Office, Filemaker, SAP)
• Exzellente Sprachkenntnisse mündlich und schriftlich (Deutsch und Englisch)
• Vertrautheit mit der universitären Umgebung/Verwaltung ist von grossem Vorteil aber nicht zwingend
• Sie zeichnen sich durch selbständiges Arbeiten, organisatorisches Geschick, rasche Auffassungsgabe und einer hohen Belastbarkeit aus. Sie sind lösungsorientiert, effizient und verantwortungsvoll. Zudem haben Sie ein sicheres Auftreten und Freude an der Arbeit im Team und im Umgang mit Forschern aus unterschiedlichen Bereichen sowie diversen internen und externen Partnern.

Wir bieten Ihnen

Eine selbständige, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen, motivierten und ergebnisorientierten Departement.
Anstellungsbedingungen und Lohn richten sich nach der Personal- und Gehaltsordnung der Universität Basel.

Bewerbung

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse, Diplome) via Recruiting-Tool zu. Bewerbungen auf anderen Wegen können wir nicht berücksichtigen.

Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit den gängigen Unterlagen uber das Online-Bewerbungsportal (siehe Button unten). Eingehende Bewerbungen werden fortlaufend geprüft, bis die Stelle besetzt ist. Bitte beachten Sie, dass nur Online-Bewerbungen akzeptiert werden.
Für Fragen zur Stelle stehen Ihnen Frau Andrea Ottolini-Voellmy (Geschäftsführerin) unter E-Mail schreiben oder Frau Ramona Felix (HR-Verantwortliche) unterramona.felix@unibas.chgerne zur Verfügung.

Bewerben

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